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「報連相ができない」と感じている方は結構多いことが知られています。
実際のビジネスシーンでは、上司に対して報連相をすることができなかったり、報連相することに「怖い」と感じている人や、部下が報連相を徹底してくれずに困っている人がいるでしょう。
報告や相談ができずにうまくいかないと課題感を抱えている方も、連絡や相談をされずに困っている上司も、世の中にはとても多いです。
そこで今回は、報連相ができない原因とできるようにするためのコツ、職場での環境・ルールづくりについてご紹介していきます。
原因と対処法をここでしっかりおさえて、自分の仕事のやり方を見つめ直してみましょう。
Contens
報連相の意味とは？
「報連相（ほうれんそう）」とは、「報告・連絡・相談」の3つのコミュニケーションの略称です。
ビジネスシーンにおける「報告」「連絡」「相談」の意味はそれぞれ下記の通りになります。
１ 報告｜進捗や状況、結果を伝えること
報告とは、自分が取り組んでいる仕事の進捗や状況、結果を上司などに伝えることです。
報告のタイミング、「すべきかどうか？」の判断、伝え方を考えて伝えることが求められます。
２ 連絡｜メンバーに情報共有をすること
連絡とは、仕事上の関係者（上司、同僚その他メンバー）に、共有すべき事項や必要な情報を簡潔に伝えることです。
情報の取捨選択や効率的な情報共有のやり方が求められます。
３ 相談｜アドバイスを求めること
相談とは、自己で判断することが難しい/すべきでないと判断できる場合に、上司や同僚、その他メンバーにアドバイスをもらうことです。
相談すべきタイミングやアドバイスの求め方、「誰に相談すべきか」の判断軸を持っている必要があります。
参考：『報・連・相 – Wikipedia』
報連相ができない人の特徴とは？
報連相の基本について解説しました。
定義だけを見ると、日常的に行なっていることや無意識に行なっていることも多く、「当たり前にできること」と思いがちなのが、報連相です。
しかし、実際は「できない人」がかなり多いのが現実。
ここでは、「報連相ができない人」の特徴を解説していきます。
自分自身と照らし合わせてチェックしていきましょう。
１ 自分で「報連相するべきかどうか？」の判断をしている
職場や周囲の環境、上司との間で明確に「報告」「連絡」「相談」をするべきルール作りが整備されていない場合や、ルールは決まっているものの「自分の判断のみ」で報連相をすべきかどうかを判断している場合が当てはまります。
具体的な業務の中で、その都度自分の感覚に頼っていたり、雰囲気として報連相をするべきではないと判断してしまうことが、業務におけるヒューマンエラーや確認不足に繋がります。
２ 報連相すること自体に心理的な負担やストレスを感じる
たとえば、「上司に話しかけづらい」という環境要因のほか、「そもそも誰かに事実を伝えること自体に恐怖感がある」という人の心理的な要因による報連相への苦手意識が芽生えている場合もあります。
個人的な失敗経験などが影響を及ぼしていることも多いと言えます。
３ 人の顔色を必要以上にうかがう癖がある
「人の顔色をうかがい、何か発言したり行動したりする癖」のある人は、報連相がうまくできていない傾向にあります。
こういった特徴を持つ人は、控えめで積極的でない性格の持ち主である場合が多いと言えます。
４ 同じミスや失敗の反省をしない／反省を次回に活かせない
仕事における失敗・ミスは誰にでも経験があることと言えますが、「次回以降、同じ失敗を繰り返さないように反省を行うか？」が非常に重要になります。
前回の反省をしたり、反省した内容を対策として次回に生かすことのない人は、「報連相」をするべきタイミングやできごとについても振り返って学習することができず、延々と報連相ができないままとなってしまいます。
５ 自分一人で悩みごとや不安を抱え込むことが多い
一人で悩みごとや不安を抱えることが多い特徴を持つ人も、報連相をおこなうことに苦手意識を感じている傾向にあります。
一人で不安や悩みごとを抱える人は、「この件についてはすべて自分の責任だ」「他人に迷惑をかけたくない」という思いを強く持ちます。
その思い自体は「責任感」という側面においては大変重要ですが、悪い方向に増えると報連相をできる限り避けようとする習慣・癖になってしまうのです。
６ 責任感が薄い
自分が取り組む業務やおこなっている仕事のプロセスや結果に対する「自分が最後までやるんだ」という責任感自体が薄い人も、報連相を徹底できない傾向にあります。
報告・連絡・相談は、自分の仕事の責任者や同じメンバー、あるいは上司に「情報共有」をする方法です。
責任感が薄い人は、自分の仕事に関する責任感の希薄さから、関係者への情報共有への意識も薄いと言えます。
また、報連相自体への重要性もあまり認識できていないことが多いのも、責任感が薄いことに関係していると言えるでしょう。
７ 面倒なことや手間がかかることを嫌う
「面倒くさがりや」「手間暇をかけることが嫌い」といった、効率重視型のタイプも、報連相を嫌う傾向にあります。
特に、理屈から考えてあえて報連相をしない、したくないと考えているタイプも多く、報連相をしてほしい上司から見ると非常に対応に困る特徴を持っている場合もあります。
８ プライドや自尊心が高い
プライド、あるいは自尊心が高いことにより、失敗やできなかったことも含めた報告や連絡、一人ではできそうにないことについて話す相談を、できる限りしたくないと考えている場合があります。
この場合、報連相を意図的、あるいはプライドの高さゆえに無意識にさけていることが多いと言えます。
報連相によって解決できる問題点とは？
報連相は、主に職場・ビジネスシーンにおいては、必須の業務であり、スキルであると言えるのではないでしょうか？
しかし、そもそもなぜ、報連相をすることが重要なのか、考えたことはあるでしょうか。
ここでは、「報連相ができないことにより起こる問題」を列挙していきます。特に、「報連相の意義を部下に伝えたい」「報連相の意義がよくわからない」という方は参考にしてください。
１ ヒューマンエラーの防止
「ヒューマンエラー」とは、人がしてしまう誤りやミス全般のことを指す言葉です。より正確には「人為的過誤や失敗」を表します。
報告・連絡・相談を徹底することの意義のひとつには、どうしても人が取り組むうえで発生してしまう業務上でのミスを、未然に防止することが挙げられます。
報告や連絡を通して、事前にエラーが発生しているかどうかを伝えることができますし、専門領域の仕事や属人的な仕事であっても、他人の知見や経験を通してミスを防止することができます。
「部下から上司へ報連相を徹底させる」ことがほとんどの会社で一般的となっているのは、基本的に特定の業務における経験やミスへの知見において、上司が優れていると考えられるからなのです。
２ 潜在的なリスクの回避
未然に明らかなミスを防ぐだけではなく、潜在的なリスクを回避するためにも、報連相は重要な意義を持ちます。
たとえば、新人のAさんでは把握できないような隠れた危険も、経験豊富なBさんや専門知識を持つCさんであれば、「このような危険性やケースが考えられる」とリスクをあぶりだすことができます。
一人だけの判断で業務を進めてしまうと、業務を進める途上の経過がわからないため、実は見えないリスクやミスが潜んでいる可能性もあります。
それを回避するためには、報連相により適宜、業務の遂行状況を複数人でモニタリングする必要があるのです。
３ ボトルネックの解消
「ボトルネック」とは、「全体の能力や成果に影響する問題となる要因」を指す言葉として、ビジネスシーンで多用されています。
ペットボトルの細い部分があるからこそ、ボトル内の水はあの量だけしか出てこないように調整されています。
これを業務プロセスにたとえるのであれば、ボトルの「ネック（細い部分）」になっている箇所を広げることができれば、業務効率やスピードが向上します。
報連相を適宜おこなうことで、「全体の計画や予定のうち、どこで時間がかかっているのか？」を客観的に分析することが簡単になります。
報告内容、あるいは業務を実際に行なっている人物からの相談を通して、取り組んでいる仕事のボトルネックを発見することができます。
４ コミュニケーションの深化
「社内の環境」へ与える良い影響としては、報連相をすることで社内のメンバー間によるコミュニケーションが深化（深まること）と言えます。
報連相は、「事実は事実のまま正直に伝える」「こまめにルールを決めて、必要な事項を報告する」「何か困ったことがあれば素早く相談し問題解決する」といった、ビジネスシーンでのコミュニケーションの基礎が詰まっています。
つまり、報連相は基礎的なビジネススキルでありつつも、仕事の仕方全体を支える、応用性のある技能でもあるのです。
５ 社内文化の醸成
コミュニケーション深化や、業務効率の向上、そしてリスクやエラーの回避は、報連相の意義を構成する要素である点については、すでに説明しました。
それとともに、報連相を徹底することは、社内文化の醸成にも密接なつながりがあると考えられます。
社内の文化は、経営陣の発言や行動だけではなく、マネージャークラスのマネジメント方法、日々の社員、従業員の仕事への姿勢までが連なって、折り重なることにより醸成されていくものです。
報連相を通して適切な業務プロセスをふむ文化を構築することは、生産性が高く働きやすい環境を構築することにも繋がっています。
報連相ができない原因とは？
報連相ができない社員がどうしても減らない理由には、どの業種・職種の会社であっても共通点が一定程度存在します。
特殊な事例に当てはまるように対策を考えるよりも、一般的な共通点から「できない原因」をあぶりだした方が、報連相を浸透させたいリーダー、マネージャー層にとっては効率的です。
また、「報連相ができない」という課題を抱えている方も、「原因」を知ることでどんな行動を起こせばよいか、なんとなくイメージがつくでしょう。
１ 「報連相」をしないリスクを考えていない
「報告・連絡・相談」は、どれも仕事を進める上で重要なことです。
それが分かっているのにできないのは、報連相をしないことによるリスクを明確にできていないことが原因として挙げられます。
自分が報告や連絡、相談のリスクを明確にできていないときは、「される側」の状況を理解できていないときと言い換えることもできます。
たとえば自分が「任せている側」だったとき、あなたに任せた仕事のうちどんなことを知っておきたいかを、任せる側の視点に立って考えましょう。リスクを避けるために知っておきたいことを自分自身で考えることが大切です。
２ 報連相の相手に話しかけづらい
報告・連絡・相談は大抵の場合、自分よりも立場や役職が上であることが一般的です。新入社員の悩みとして、「上司にいつ声をかけていいか分からない」という悩みを持つことも多いです。
そのためか、報連相をしたいけど、こんなことで時間を取ってよいのだろうかと感じてしまい、結局うまく行かない方も多いでしょう。
そんなときは、報連相を行う時間を事前に決めておくと良いでしょう。できれば、その旨を上司に伝えておくことがベターです。そうすることで、「決まった時間に報告・連絡・相談をする」ことを習慣化することができます。
３ 報連相すべき判断基準があいまい
特に相談のときには「この程度であれば自分なりにやってしまおう」という気持ちが働きがちです。
報告や連絡は仕事に関する状況を簡潔に伝える点である程度基準がわかりますが、相談は結局自分の仕事に足りない部分を補う行動ですから、他2つに比べて曖昧になってしまうことがあります。
相談をするときの判断基準も、事前に決めておくことが大事です。
たとえば、「この仕事でわからないことが発生したときは、〇〇と□□をやろう。」と当たる資料や参考にする情報を選んでおくのです。
また、当たるべき資料や参考にすべき情報もわからないときこそ、相談すべきタイミングではないでしょうか。
４ 自分一人で抱え込むほうがラクと考えている
誰かに報告したり、相談したりする前に全部自分で抱え込んでしまったほうが迷惑もかからず自分にとっても楽だ、と考えてしまうこともあります。
なぜなら、相談や連絡は結構時間を使うものですし、慣れていなければいないほど緊張するものです。また、人に迷惑をかけてしまう事自体がイヤだと感じている方も多いでしょう。
空気を読める人ほどこういったことになりがちですが、仕事で結果を出す上では、少し空気が読めないくらいがちょうどいいという開き直りも重要です。
「なぜ相談しなかったんだ」と言われるよりも、「相談しすぎだ」と言われる方が仕事に対する姿勢としては「良い」ということもできます。
まずは積極的な報連相の姿勢を保つことから始めましょう。
報連相ができるようになるためのコツとは？
報連相ができるかできないかを「できない人の特徴」「できない原因」という切り口から解説してきましたが、実際のところ報連相は「職場の雰囲気」「会社のルール・環境」に左右されるところが大きいと言えます。
しかし、喫緊の課題として、「報連相がうまくできない」と悩んでいる方にとっては、会社のルールを変えるために尽力するよりも、個人レベルでできることを最大限試してみることが重要です。
そこでここでは、個人レベルでできる報連相をできるようにするためのコツをご紹介していきます。
１ 相談不足よりも「相談しすぎ」を意識する
報連相の「量」をイメージしてみると、相談不足よりも相談しすぎのほうが、何かと後から問題が発生した時の対処法・アイディアの量が増えることが簡単にわかります。
そこで、「自分ではやりすぎかなと思うレベル」まで、報告・連絡・相談の内容と頻度をとにかく向上させる工夫をしてみましょう。
具体的には、一つの業務について「中間報告」「結果報告」だけしかしていないのであれば…
- 「事前相談（取り組む前）」
- 「開始前の連絡」
- 「中間報告・相談」
- 「終わり間近の連絡」
- 「結果報告・相談（その後対応について聞く、など）」
とより細分化し、「やりすぎでは？」と思う程度に量を増やしてみることをおすすめします。
２ 報連相をしないことで起きる問題をイメージする
報連相を徹底してできるようになるには、とにもかくにも、「量」「頻度」を増やすことが重要です。
しかし、報連相を徹底していると感じるのが、やはり「こんなに報連相を徹底しても、かえって非効率ではないか？」という疑問です。
しかし、そこで考えて欲しいのが「報連相をしないことで起きる問題を極限までイメージする」ことです。
たとえば、ある営業先に向け作るプレゼン資料の準備をひとつとっても、「この目標数値はあっているか？」「そもそもの企画の認識やコンセプトの理解が不足しているのではないか？」と考えることができます。
仕事を具体的に始めるより先に、「事前相談」の形式で、想定できるすべての「不安点」を解消しておくことで、より業務遂行中の報連相の質を高めることができます。
なぜなら、すでに「考えれば見つかる不安点」については解決することができているため、それ以外の細かなポイント、やってみなくてはわからない懸念点が浮き彫りになるからです。
３ 報連相のルール作りをする
個人レベルで「報連相のルール作り」をすることも、報連相をできるようにするために重要な方法です。
たとえば、下記のようなルールを作っておくことで、スムーズな報連相のルールを設定しておくことができます。
- 10分間考え解決できないことは相談する。
- 1時間に一度、「状況報告」を送信する。
- 電話ではなく、SMSで途中経過を報告する。
- 事前に「報告して欲しい内容」を上司に聞き、メモする。
仕事内容や、上司が求める項目により大きく変化しますが、ルール作りはできる限りシンプルに、どんなときでも適用できるものを作っておくと便利です。
それをメモ帳や手帳、あるいはスマホのメモアプリに書き込み、毎日それができていたかをチェックする習慣をつければ、報連相を毎日の仕事の中でブラッシュアップしていくことができます。
４ 報連相をする相手と業務開始前にすり合わせをする
ルール作りでも解説しましたが、報連相をおこなう相手（上司など）には、業務開始前に打ち合わせの時間を確保してもらうと良いでしょう。
最初は難しく感じるかもしれませんが、あなたをマネージする上司からしてみれば、事前にあなたがやってくれる行動について把握できるため、業務を進めやすくなります。
報連相しやすい環境・ルールづくりとは？
個人レベルでの報連相の徹底を進めるためのコツは上記でご紹介しましたが、先ほども解説したように「報連相が本当にできない理由」は、職場の環境やルール、あるいは報連相を受ける上司側にある場合が多いです。
そこでここでは、報連相を受けるマネージャーサイドの方を対象に、「報連相しやすい環境作り・ルール作りの内容」について解説します。
１ 時間設定
報連相ができないと悩む人材の多くは、「タイミング」「頻度」について把握できていないことが多い傾向にあります。
報連相をする側も受ける側も人です。そのため、「今のタイミングであっているかな？」と不安になるのは当然のこと。
そこで重要なのが、報連相を受ける側から頻度や時間をあらかじめ設定しておくことです。
たとえば、「1時間に1回は、状況が変化しなくても必ず一報入れる」というシンプルなものでも良いでしょう。
２ 条件設定
「どんな場合に報連相をするべきか？」を事前にする側とされる側ですり合わせしておくこともひとつの方法です。
条件にも様々なものがありますが、たとえば「どの時間まで終わりそうか？を期日の3/1を過ぎるまでに連絡する」などといった、定量的なものであることが望ましいです。
「報告するべきことが起きたとき」といったあいまいな表現では、ほぼ条件にはならず、かえって報連相をする側を混乱させる要因になります。
３ 個人的に求める情報を追加する
会社のルール、業務オペレーション上でのルール以外に、報連相を受ける部下と上司の間で、別個「個人的に求める情報」を追加することも重要です。
あらかじめ頻度や条件を決めたからといって、それで全ての業務の報連相を徹底させることは、現実的にむずかしいでしょう。
しかし、たとえば報連相を受ける側から「任意のタイミングで質問するので、回答してくれるとありがたい」「○○の件については、つぶさに状況を確認したいから、頻度を増やして欲しい」などと求める情報を追加することが有効です。
また、任される側はそれにより責任感を感じ、マインドセットを切り替えてもらうことにもつながります。
４ 報連相をした事実に着目し褒める
「報連相はできて当たり前」と考えている方も多いと思われます。
しかし、どんな場合でも「やったことを認められる」ということは、次回以降のアクションへの動機付けとなります。
そのため、報連相を継続して徹底して欲しい人材には、もれなく「ありがとう」といった感謝の言葉を伝えると良い効果が見込めます。
５ 重要性を掲示する／喚起する
社内の掲示物や連絡用メールなどに、「報連相に関する重要性について説明する内容」を添付・掲示するなどするのもひとつの方法です。
また、ミーティングや打ち合わせの際に、軽く注意を促しておくのも良いでしょう。
すでにお分かりの通り、「昔は叩き上げで報連相を学んだ」というケーススタディを聞き入れる若手ビジネスパーソンは少なくなっています。
そのため、客観的な情報であることを明確にしながら、会社の掲示物やメールなどを使って説明するほうが、アプローチとして効果的と言えます。
まとめ｜報連相で仕事ができる人になろう
今回は、報告・連絡・相談ができない人の特徴や原因、個人レベルでの報連相のコツや、マネージャー向けのルール作りについてご紹介してきました。
報連相ができない原因が、ささいな姿勢や考え方に起因することを理解していただけたかと思います。
「なぜ報連相ができないのか？」を自分自身で冷静に分析して改善していくことが求められます。
一日のおわりに原因をチェックリストとして用いてみることも、報連相のスキルを磨いていく上で有効です。ぜひ参考にしてください。
人間関係が原因で上手く報連相ができないなら…転職も視野にいれるべき！
「なぜ報連相ができないのか？」を自分自身で分析することが大切であることを説明しましたが、今回ご紹介した方法で解決できない場合もあります。それは、「職場の人間関係が悪い」場合です。
たとえば、２の「報連相の相手に話しかけづらい」の項目では上司に対してあらかじめ報連相を徹底することを説明しておく方法をご紹介しました。しかし、「話しかけづらい」の原因が上司や職場の人との人間関係にある場合は、一筋縄ではいきませんよね。
人間関係が原因で転職する人は、予想以上に多いことが下記のデータで分かります。
1位：上司・経営者の仕事の仕方が気に入らなかった（23％）
2位：労働時間・環境が不満だった（14％）
3位：同僚・先輩・後輩とうまくいかなかった（13％）
この転職理由の本音ランキングでは、上位3つの転職理由のうち、1位と3位が「人間関係の悩み」を原因として退職していることが分かります。
報連相ができない原因が、「あなたの工夫しだい」でどうにかなる範囲を超えている場合は、「転職」を検討することもひとつの方法です。
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