コミュニケーション上手が実践する「伝え方」の5つの真相とは？

そもそも「伝える」とはなにか？

そもそも、「伝える」とはどのようなことなのかを改めて考える方は少ないはず。

なぜなら、私たちは日常生活でも仕事でも、いつも無意識のうちに自分がこれまでにやってきた方法で「物事を伝えること」をできていると考えているからです。

しかし、「できている」のであれば、今のあなたが感じている齟齬やコミュニケーションが上手くいかないという悩みはそもそも発生しないはずです。

「伝えるとはどのようなことか？」は、これから紹介する真相にすべて詰まっていると言っても良いでしょう。シンプルに思えますが、「言うは易く行うは難し」なことが多いものです。

伝える方法に苦しんだ時に絶対にやってはいけないのは「とにかく主張や言いたいことを伝えようとすること」と、「穏便に済ませたいのでできる限りコミュニケーションを控えること」といった両極端な行動です。

すぐに伝え方を向上させることは難しいですが、日常の中で必須の前提に気づくことができれば、おのずとコミュニケーション能力も身につくでしょう。

コミュニケーション上手がやっている伝え方の真相５選

これからご紹介する伝え方の真相は、あなたにとって「なんだ、そんなことか」「本に書いてあったよ」ということが大半かもしれません。

しかし、実際にできているかどうかは、なんどもチェックしていく必要があります。この記事に目を通したことをきっかけとして、明日もまた現場で意識できるようにチェックリストとして活用しましょう。

特に、上司に指摘されることが多い方や、同僚と上手く話が噛み合わない方は、下記の真相をひとつひとつ実践してみることをおすすめします。

１　「何を伝えたいのか？」を明確にする

最初にやるべきことは「何を伝えたいのか？」を明確にすることです。

あなたが何を伝えたいのかを事前に言語化し、相手に伝える前に文書化しておいても良いでしょう。記憶力のある方は、頭の中に言語化した「伝えたいこと」を入れておくのです。

「伝えたいことがあるが、上手く言葉にすることができない。」という経験は誰しも持っていることでしょう。それは、「何を伝えたいのか感覚では分かっているが言語化できていない状態」です。

聞かれたらすぐに答えられるよう、伝えるべき内容は事前にチェックしましょう。思わぬ落とし穴が見つかるかもしれません。

また、直接的にはその話題や内容に関係のない人物にチェックしてもらうことも一つの方法です。

２　時系列ではなく「結論」から伝える

問題が発生したときや上司から確認を求められた時に、時系列で１から１００まですべての事の成り行きを説明してしまうパターンは、新入社員や若手社員に多いと言われます。

このようなパターンは、あなたの成果や現在の状況をあやふやにさせるだけではなく、コミュニケーション上も好ましくないため、注意が必要です。

そうしないためには、「結論→理由」を先に伝える準備をしておくことが求められます。

たとえば、「もう○○の作成終わってる？」という質問に対しては「終わっています」もしくは「終わってません」というクローズドな回答だけでOKです。

あらかじめ、理由や現在の進捗状況を準備しておけば（つまり伝えるべきことを整理しておけば）、時系列で長々と説明してしまうことを防げます。

３　「専門用語」「社内用語」「省略」「指示語」を使わない

他分野・異業種・クライアントと会話するときや、同業者ではあるものの他社の人と会話するときにやってしまいがちなのが「専門用語」「社内用語」の多用です。

一見生産的な会話をしているように感じることがありますが、内容が伝わっておらずに食い違いが発生する場合があります。

また、社内の人間であっても「あれ」「これ」といった省略・指示語を多用することも避けるべきです。

伝えたい物事に何が関わっているのか、何を踏まえるべきなのかは自分自身でも言語化しておく必要がありますし、少し慎重すぎるくらい相手にわかりやすい言葉を用意しておくべきです。

４　ペース・話し方を合わせる

伝え方を向上させるためには「言語化だけに留意しておけば良い」というわけではない点に注意が必要です。特に、相手の話し方のペースや、声のトーンも相手に合わせてカスタマイズすることが求められます。

コミュニケーション能力に長けている人は、言葉だけではなく話し方のペースやトーンなどをできる限り相手に寄せたり、寄せずとも相手にとってもっとも受け答えがしやすいような姿勢・表情で会話をしています。

あなた自身だけでふさわしいペースや話し方がわからない場合は、会話中に心地よいと感じる方の表情や声のトーンなどの特徴をメモしておくと良いでしょう。

５　コミュニケーション・プレゼンテーション上手を見極めマネる

「ペースや話し方・声のトーンなどをメモしておく」という方法でもご紹介しましたが、コミュニケーションが上手な人は、無意識／意識的にコミュニケーションに優れている人の伝え方を真似しています。

論理的に真似をすることもあれば、感覚的にわかりやすい伝え方を身につける方もいるので身につけ方が定まっているわけではありません。

ただし、私たちのような「これからコミュニケーション能力を向上させたい」と考える人の場合は、コミュニケーションや伝え方、プレゼンテーションの技術を仕事現場や動画で見て、参考にしたい部分を抽象化してメモすることをおすすめします。

真似には違和感を覚えたり、恥ずかしい気持ちもありますが、真似したところですべてを一致させることはできません。だからこそ、一番良いあなたの性格や声・表情にあった「伝えやすい形」を見つける必要があります。

まとめ｜伝え方を向上させるためには「守破離」が必要です

今回は、コミュニケーション上手が実践する「伝え方」の真相を5つご紹介してきました。どれも「当たり前」のように思える内容かもしれませんが、実際に習慣づけて実行するのは難しいのも事実。

行き詰まったり、向上している実感が感じにくいのも、コミュニケーション能力を高める上では大きな障害になり得ます。成果が見えなくても、前提を常に守った伝え方を実践していきたいものです。

また、伝え方を向上させるためには、自力で長い年月をかけて独自の方法を編み出すよりも、先人の「コミュニケーション上手」のアウトプットを参考にした方が効率的です。

「守破離」を実践できるようなロールモデルを見つけ、伝え方を大きく向上させていきましょう。