若手ビジネスパーソンの「仕事効率化」-3つの実践的思考

「シゴト効率化」…あなたは意識的にタスクへと向き合っているでしょうか？

日々、積み重なるシゴトを効率的にうまくこなしていくことは、キャリア形成において最も重要なことであるといっても過言ではありません。なぜなら、私たちは日々積み重なるタスクにどのように対処するかということを通して、自分のスキルを磨いていくからです。

どんな業界、職種/業種においても、すべてのビジネスパーソンは「0からのスタート」です。学生や若手ビジネスパーソンには経験がない分、意識的なシゴト効率化を実践しておくことが重要です。

成長し、活躍するためのカギ「シゴト効率化」。今回は、若手ビジネスパーソンが実践するべき3つの「シゴト効率化」のための実践的思考をご紹介します。

Contens

1 今回のゴール
2 ホントウのシゴト効率化は「思考法」にあり！
3 （１）「時間」思考
- 3.1 「制限時間を設ける」
4 （２）「モチベーション」思考
- 4.1 「仲間と競い、モチベーションを構築する」
5 （３）「意味」思考
- 5.1 「『その先』を観て、1つ1つのタスク/シゴトに意味を持たせる」
6 まとめ：ツールやソフトの前に3つの実践的思考を！

今回のゴール

・シゴト効率化にホントウに必要なのは思考法であることを知る
・「時間」「モチベーション」「意味」の3つからシゴト効率化の実践的思考を知る
・シゴト効率化のサービス・アプリが「三日坊主」にならないような思考を持つ

ホントウのシゴト効率化は「思考法」にあり！

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シゴト効率化というと、「リマインダー」や「Todoリスト作成」、またはスマホアプリの使用などの「ソフト面」が主ですよね。しかし本当に重要なのは、タスクに対する「考え方」、すなわち「実践的思考」なのです。

たとえ使いやすいサービスやアプリをダウンロードしてみても、それらシゴト効率化のためのツールを使うこと自体が三日坊主では、元も子もありません。

ということはつまり、これから紹介する「実践的思考」を先に身につけてしまえば、それら便利なサービスやアプリを効果的に活用することにもつながります。

キーワードは、（１）「時間」思考　（２）「モチベーション」思考　（３）「意味」思考　の3つです。

（１）「時間」思考

「制限時間を設ける」

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日々のタスクの忙しさに気をとられてしまうとイチバン忘れがちなのが、「時間」です。時間を忘れてしまうほど集中できるということはとても良いことのように覚えてしまいますが、実はそうではありません。

なぜなら、「時間を忘れてしまう」ことで「必要のない方法」をとっているかもしれないからです。あなたが日常的にこなすデスクワークも、実はもっと効率よく終わらせることができるかもしれません。

「時間」を意識に上らせ、いつでも時間を気にすること。そして、それでもなお「時間に余裕を持てる」思考が重要です。そのためには、いつも行っているタスク、新しく取り組むシゴトに取り組む前に、「制限時間」を決めておきましょう。

そうすると、日常的に反復しているシゴト、タスクに関して意識的な時間配分ができるようになります。「昨日は30分と決めて実質終わったのが45分…時間内に終わらせるための方法は何か？」　この思考ができるようになれば「時間」思考は完成します。

（２）「モチベーション」思考

「仲間と競い、モチベーションを構築する」

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ルーチン化したタスクをこなすことは、人にとって苦痛の1つになります。飽きてきますし、ないがしろになってしまうこともしばしば。また、新しいシゴトに取り組む場合においても、「本来やりたくない」という風に思ってしまうことは、若手ならなおさらあるのではないでしょうか？

そんなときは、「モチベーション」の構築を先にしておくべきです。モチベーションを向上させるために最も効果的なのは、「他人と比べる」という思考。シゴトは本来、同僚や仲間、チームと協働してあらかじめ設定したゴールや成果物を目指すものです。よって、仲間やチームの他の人々とシゴトの早さを比べたり、能力を比べたりすることは一見問題のある行為に見えます。

しかし、そうではありません。自分と同じ内容のシゴトやタスクをこなすうえで「同じ土俵で競うこと」には大きな意味があります。

たとえば、マラソンで自分と同じ能力の人が後ろを走っている場合、単独で走るときよりも速いタイムを出すことができるように、「同じゴールに向かって競う仲間」がいることはモチベーション構築のために一役買うのです。

（３）「意味」思考

「『その先』を観て、1つ1つのタスク/シゴトに意味を持たせる」

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自分が今取り組むシゴトの中で積み重なるタスクのほとんどは、「あまり意味のないもの」に感じるのは当然です。「これ、本当に自分がする意味があるのか？」「手間だけかかって全然面白くないな…」　そう感じてしまうのは当たり前です。

特に、若手のうちは経験を積む必要があるため、場合によっては「自分の想像していたシゴト」とは似ても似つかないタスクを背負わされることもあります。

ここで必要なのが、日々積み重なるタスクの1つ1つに「明確な意味」を持たせる思考です。

明確な意味を持たせる思考で役立つストーリーがあります。キャリアカウンセリングで有名なたとえ話「4人のレンガ職人」です。以下、引用してみましょう。

旅人が広場でレンガを積んでいる職人たちにたずねました。

「そこで何をやっているのですか」

職人Ａ：見ての通り、レンガを積んでいるんだ。
職人Ｂ：大きな建物を作っているんだ。
職人Ｃ：歴史に残る立派な大聖堂を作っているんだ。
職人Ｄ：みんなが集まって幸せな気持ちになれる場所を作っているんだ。

（引用：JAVADA情報マガジン4月号　キャリアに関する研究者からの提言【キャリアナウ】）

シゴトやタスクは同じでも、今そのシゴトに取り組んでいる「意味づけ」さえしっかりしていれば、1つ1つのシゴトが限りなく大きなゴールを目指していることに気がつくことができますね。

このたとえ話には、たくさんの解釈があります。しかしタスクやシゴトに対して「明確な意味」を持たせるという意味で重要なのは、B～Dさんは「シゴトの先を観ている」ということです。

今取り組んでいるシゴトにどの程度の「ビジョン」「目的意識」を設定するかは、誰かに決められてすることではありません。そのシゴトに取り組む全員で「ビジョン」「目的意識」を共有することが重要です。

その当事者の一人として、「このシゴトには、どんな意味があるのか？」「このタスクをこなすことでもたらされることは何なのか？」を考える。それが「意味」思考です。