【ビジネスマンのための】生産性を向上させる5つのコツ

同じ組織でシゴトをしていると、「生産性が高い人」はよく目立ちます。また、結果を出せる人はもれなく「生産性が高い」といえるでしょう。

「生産性が高い」とは、ここでは、”同じ環境と時間で、周囲よりも高い成果を出す”ことを指します。あくまでも個々人の生産性は「相対的」な尺度であるといえます。

しかし、たとえば同じチームメンバー同士が、互いに生産性を高めつつシゴトに取り組むことができれば、それ自体が組織のパフォーマンス向上、目標達成につながるでしょう。そのためにはやはり、個々人が「生産性を高める」方法を知り、それを共有することが必要です。

今回は、ビジネスパーソンがシゴトをするうえで今よりももっと「生産性」を向上させるための”コツ”を紹介していきます。

若手の方はコツを実践し、また、部下を抱えているビジネスパーソンはコツを共有することが大切です。

生産性を向上させる意味と効果は？

「生産性を上げることに意味はあるのか？」と懐疑的な方もいるのではないでしょうか？

たとえば「すでに高いパフォーマンスや結果、成果を出している場合」や、「生産性よりも大事な（配慮や気遣いなど）精神的なものがあると考えている場合」は、生産性を上げること自体にあまり意味を感じないかもしれません。

しかし、ここで「業務効率化」という観点から離れて生産性を考えてみると、それを向上させることにはたくさんの意味と効果があることが分かります。

具体的には、仕事に関する価値観や、ライフスタイルに関して「生産性」が大きな影響を与えるということ。現代社会は「情報社会」、つまり、物理的な壁をヒト・モノ・カネそして情報が悠々と飛び越えていく流動化した社会です。そんな社会で生活している私たちは「時間の使い方」に関してより敏感になっています。

だれしもが、「自分の時間を有意義に使いたい」と考えることでしょう。ただ、その「有意義」という言葉の意味合いが、個々人で異なるだけなのです。

シゴトに限らず、生活の面でも、「生産性を向上させる」ことには意味があります。実践を通して、私たち社会人は、「時間と人生の大切さ」を知ることができます。

まずは、生活の中で多くの時間を費やす「シゴト」に関して、その生産性を高めるコツを身に着けていくことで、生活すべてに「時間の大切さ」を敷衍（ふえん）できるといえるのです。

業務におけるパフォーマンス向上、目標達成だけではなく、そういった意味合いを含めて重要であることが分かります。

生産性を向上させる5つのコツ！

では、具体的に日々の業務においてどのように生産性を向上させていくべきなのでしょうか。今回は5つのコツをご紹介します。

（１）1タスクごとに時間を区切る・制限する

1つのシゴトにつき「使う時間」を区切りましょう。また、「どのくらいで終わらせるのか？」を明確にします。

日頃は大体「目分量」でタスクがどの程度で終わるのかを簡単に計算する以上のことはしないと思いますが、そうではなく、たとえば、Exell表へのデータ入力という単純作業の場合、「1項目の入力の所要時間×数」を明確にし、終了時間を割り出すというような合理的な思考が大切です。

そのほか、細分化が難しいもの-営業や企画立案-といったものに関しても、時間を意識するだけで変化があります。「意見や発言にかかる所要時間」などと、自分の言動一つ一つに「時間意識」を盛り込むのです。

この意識は、慣れるまでが結構大変ですから、何気なく大雑把に時間をとってタスクに励むよりも精神力を使います。しかし、時間を意識することで時間を”長く”感じることができますから、それを逆手に取った行動が大切です。

（２）成果に対する完璧主義を脱却する

生産性を上げるためには、個々の業務に対する「完璧主義」を脱却する必要があります。完璧主義を脱するためには、「結果を出す期日」をしっかりと意識し、変なこだわりや感情的な納得感を消し去ることが大切です。

なにごとにも、達成したい目標、目的があります。どんな些細なことがらでも、必ず終わりがあります。しかし、ともすれば忙しさでそういった「目的意識」を忘れがちになってしまうことは往々にしてあり得るのです。

目的意識を忘れると、目的に対する「意識」が希薄になります。よって、「どんな成果を出せばいいのか？」という本質的な問いよりも、「自分が納得するプロセスは何か？」が優先されてしまいます。

要するに、「自分が納得のいく過程と結果」だけに捉われてしまい、結果を出すべき期日に間に合わせることができなくなることが考えられます。

そうならないためには、きちんと期日に間に合わせるための方法と、出すべき結果を事前にしっかり決めておくことが重要でしょう。

（３）業務のプロセスを明確にする

これから取り組むタスクをバラバラにして、その全容を理解することです。

ビジネスパーソンにとって、「責任のあるシゴト」とは、何段階にもわかれるタスクの積み重なりです。「アポイントを取り、資料を準備し、商談へ行く」そのプロセスも、実際に直面すると「するべきこと」はたくさんありますよね。

いざ自分が取り組むべきときになって、「想定していないこと」「業務の内容」で不明確な部分があると、途端にタスクの行程にズレが生じます。それは焦りや失敗を生む原因になるのです。

そうならないためには、これから取り組むことに、取り組む前から「プロセスを洗い出しておく」ことが重要です。

（４）分からないことを聞く・質問する

タスクの行き詰まりの解消は、「人に聞く・質問すること」で成しえます。

「人に聞く」ことは、人によってはとてもしづらいもの。環境や意識の問題もありますが、できるだけ自分に任されたことは自分ひとりで解決したいものです。

しかし、業務内容にとっては、「始めるとっかかりが分からない」「途中でどうすればいいのか分からなくなった」ということは容易に考えられますね。その場合にはまず「人に聞く」ことが大切です。

今自分が取り組んでいることに関して「聞ける人物」をあらかじめ認識しておくことが重要です。

しかし、自分では何も考えていないのに、人に突然聞きに行くのはご法度です。ではどうすればいいのかといいますと、「分からない理由と、聞きたいことを明確にしてから聞くこと」が挙げられます。

（５）考えることを減らすためにメモを取る

「するべきことがたくさんある場合」は、メモを取ることが大切です。

メモをするのは社会人として常識です。しかし、人は慣れる生き物ですから、段々とメモをしなくていいことと、するべきことを考えるようになってきます。

確かに、もうすでにメモをするまでもないことをメモし続けるのは時間の無駄です。しかし、人が覚えられることには限界があり、「するべきことがたくさんあるシゴト」をする場合には、その慣れがあだとなる可能性があります。

「このタスクは覚えることが多そうだな」「これは時間がかかるタスクだな」と考えた場合は、自分が思いついたこと、考えたことをしっかり書き留めておくことが大切です。脳の外部ストレージとして、メモを活用するということになります。

特に、クリエイティブなシゴトをするうえでは、このメモを外部ストレージとして活用することが重要です。自分が思っている以上に、「自分が考えたこと」を覚え続けているのは難しいものであることを意識しましょう。

生産性は「相対的」であることに注意！

生産性を向上させるコツを見てきましたが、生産性を「計測する」ことは、なかなか難しいことでもあります。

というのも、そもそも生産性とは「相対的なもの」です。組織や国という単位でみると、マクロなデータからその数値を測ることはできます。しかし、個人の生産性となると、そこには必ず「同じような環境と業務をしている人」との比較が存在します。

「あの人はシゴトができる」「あの人はできない」という主観的基準と、「生産性が高い/低い」ということは、紙一重とまでは言えないまでも、似通っているところがあるといえるでしょう。

もし、自分だけではなく「チームメンバー」「プロジェクトメンバー」の全体の生産性を上げることを考えるならば、決して生産性をもとに人を評価するべきではないことが分かります。

では、生産性を組織やチーム全体で共有するためには、どのような方法があるのでしょうか？　上記で紹介したことを個々人が身に着けることは必須ですが、それ以上に気を付けるべき点は、「社会感受性」です。

この社会感受性とは、Reading the Mind in the Eyes Test (RMET)と呼ばれる「目元で人がどのような感情状態であるかを選ぶ」テストで計測できるものです。

週百のボランティアを集め、それぞれグループ分けして難しい問題を与えた実験では必ずしもIQが高いチームが好成績を収めるわけではないこと、また、好成績を収めたグループは、この「RMET」の成績が良かったことが以下の記事で述べられています。

参考記事：「生産性を上げるのにスター社員はいらない」良いチームに共通する3つの特徴がMITの研究で明らかに

要するに、「他者への心遣い」ができる人が重要で、そういった人が多いチームこそが高いパフォーマンスを上げることができるということなのです。

私たちは、生産性を上げることで「他者よりも上に」という思考に陥りがちですが本当に達成したい目標、成果に向けて努力する場合は、この「社会感受性」を向上させることが重要であるということを認識する必要があるでしょう。

生産性を高めるためには、まず”実践”から

今回は、「生産性を向上させる意味と効果」「生産性を向上させる5つのコツ」そして「チームにおける生産性の注意点」をご紹介しました。

生産性は、ビジネスパーソン個々人にとっても、チームひいては組織に必ず必要なものです。そして、それを向上させるためには、日々の実践が不可欠となります。

今回ご紹介したコツをぜひ実生活、シゴトに落とし込んでみてくださいね。