一段階上の社会人を目指す!メールやLINEの反応速度を早くする方法

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メールやLINE、Facebookのメッセンジャーなど、最近は様々な連絡手段を使い分けて、連絡をしなければならない時代になりました。

一般的なビジネスパーソンであれば誰しもが、コミュニケーションツールを使った連絡に注意を払わなければいけませんね。

しかし、「めんどくさい!」と思ってしまう方も、けっこう多いのではないでしょうか?

そんな方々のために今回は、メールやLINEの反応速度を早くするための思考法をご紹介します。情報社会を生きる上で、必須の思考法です。

 

反応速度を早くすることの具体的なメリットとは?

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さて、LINEや、メールの反応速度を早くすることのメリットとはなんでしょうか?

ここでは3つご紹介させていただきます。

(1)”信用”がつく

なんといっても、反応速度が早いことで、相手との「信用構築」のメリットがあります。

信用構築はビジネスパーソンや学生に関わらず必要です。実際に会っての第一印象がコミュニケーションにおいて大事であることはいうまでもありません。それに加えて、こういったコミュニケーションツールのリテラシーが求められている社会の中では、メールやLINEでの印象も同時に考えていかなくてはなりません。

(2)仕事効率化になる

メールやLINEの反応速度を高めることが仕事効率化につながることは、すぐに思い浮かぶことなのではないでしょうか?

実際にその感覚は当たっています。人がメールやLINEを確認する作業は、想像以上に時間がかかっています。社会人平均のスマホ使用時間は1日に2時間ほど。その中でメールやLINEを使っている割合は結構長いでしょう。

ですから、その速度を早める努力をすることが重要ですね。

(3)カッコいい

これは副次的な要素にすぎませんが、反応速度が早い人は「カッコいい」

ただカッコいいというだけではなくて、反応が早くて「できる」人として見られるのは、実際的に信頼構築や仕事のモチべーションアップにつながります。

絶対にやっておくべきこと、それが「反応速度を早くする」ということなのです。

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かっこいいビジネスパーソンの第一歩は反応速度である!

 

メールやLINEの反応速度を早くする方法

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では具体的に、「どうやって反応速度を早くするか」を説明していきます。今回ご紹介する方法は3つです。

①時間を決める

まずは、LINEやメールを確認する時間をあらかじめ決めておくということです。

「時間を決めていたら遅くなるじゃないか!」という声も聞こえてきそうですが…実際のところ、自分の勝手なタイミングで返信するよりもあらかじめ反応できる時間を明確に決めておいたほうが、「効率的」です。

また、あらかじめ先方に「何時から何時までの間に返信させていただきます。」と伝えておくのもよいでしょう。そうすれば、相手にとってこちらの「スケジュール」を把握してもらえることに繋がるので、その効果は大きいといえます。

②優先順位をつける

時間を決めたら、次は「すぐ反応するべき内容」「時間をおいてもいい内容」「受け取ったままでいい内容」を明確にしておくことも必要です。

いくら「時間を決めて反応する」といっても、人の時間は有限です。また、一度に対応できる内容にも限界があります。ビジネス関連の連絡であればなおさらです。

そんなときにこそ、「優先順位」をつけておきましょう。たとえば、上司や先輩や顧客といった重要な相手で区別するのも良いですし、件名や優先度の高いタスクから順位をつけることも可能です。

そうすることで、ブッキング(スケジュールが被ること)や、時間管理にもよい影響を与えることができます。

③用件を簡潔に述べる

加えて、自分が返信をするときになるべく少ないやりとりでものごとがしっかり伝わる工夫をしましょう。たとえば、待ち合わせする約束を決める場合、「場所・時間・持ち物」などをこちらから一度伝えて相手の都合をうかがう、といった手法です。

当たり前のことだと思われるかもしれません。しかし、普段何気ないやり取りをすることが多い現代人にとっては、この意識的な用件の伝え方は結構重要です。

恋人とのメールは長引かせてもいいですよ...(笑)

恋人とのメールはわざと長引かせてもアリですが…!(^_-)-☆

 

まとめ

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ビジネスメールやLINEの反応速度を早くする方法…いかがでしたか?
すぐ実践できることですので、明日から試してみてくださいね。

LINEならアカウントにお気に入り指定をしたり、メールなら重要メール専用フォルダ
に振り分ける方法など、たくさんの手法があります。

今回伝えたメリットと方法を軸にして、自分に最適なやり方を見つけてみてください。

 

この記事の3つのポイント!

・メールやLINEの反応速度を早めるメリットはたくさんある!
・信頼構築やモチベーションアップに関係がある「反応速度の早さ」
・時間、優先度、用件を軸として最適な返信のやり方を身に着けよう

 

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2017.04.16
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