コミュニケーション最大のカギ「要約力」の身につけ方3選

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学生の方は、GD(グループディスカッション)や面接などで主体的なコミュニケーション力が試されます。ビジネスパーソンの方なら、営業やプレゼンなどシゴトのあらゆる局面で「伝えたいこと」「伝えるべきこと」を簡潔に述べるコミュニケーション能力が必須です。

しかし、「コミュニケーション力」とはよく問われるスキルの1つですが、イマイチはっきりしないスキルといえるのではないでしょうか?きっと、「コミュニケーション力が大事です、といわれてもどうしようもないよな…」と思われている方も多いのではないでしょうか?

今回は、「コミュニケーション力」を高める一つの方法として、「要約力」を紹介し、要約力の身につけ方を3つレクチャーしていきます。あいまいなコミュニケーション力ではなく、具体的に要約力を高め、シゴトやコミュニケーションに活用していきましょう。

 

今回のゴール

・コミュニケーションで最も重要な「要約力」の意味を知る
・「要約力」の身につけ方を3つ把握する
・自分の”伝えるべきこと””伝えるべきこと”を伝えられるスキル「要約力」の重要性を知る

 

コミュニケーション力向上のための「要約力」とは?

https://www.pakutaso.com/

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「要約力」の辞書的な意味は…

文章などの要点をとりまとめる力。(引用:goo国語辞典

試験などで「要約しなさい」という問題があると、それは与えられた文章を自分にも他の人にもわかりやすく説明しなさいということなのです。(引用:学林舎

さて、あらゆるコミュニケーションに共通する「大事なこと」とは何でしょうか。「笑顔」「ジェスチャー」などの外面的な「話しやすさ」も重要ですが、最も重要なのは「相手に”伝えたいこと””伝えるべきこと”を伝えること」ですね。

友人との会話など、「日常のコミュニケーション」では、目的がなくても会話することは可能です。しかし、シゴトや面接、ディスカッションなどの場では、「会話」ではなく「建設的な発言」が求められます。そして、建設的な発言のためには、「自分が伝えたいこと」「伝えるべきこと」をできるだけ簡潔に、分かりやすく述べることが重要です。

そのために必要なのが「要約力」なのです。

要約力を身につけることで、「自分が伝えたいこと、伝えるべきこと」をしっかりと相手に伝えることができます。あなたの考えていることはほとんどの場合「評価されるべきもの」です。しかし、「考えていることの良さ」と「伝わりやすさ」が直結するわけではありません。

どんな「建設的な考え」でも、それを適切に述べることができなければ、コミュニケーションは成立しないのです。

では、どうすれば「要約力」を身につけることができるのか?

 

要約力を身につける3つの方法

(1)「3色ボールペン読書法」

資料や本を読むときに、「3色ボールペン」をつかって線を引きながら読む。

https://www.pakutaso.com/

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齋藤孝 著『三色ボールペンで読む日本語』角川文庫 では、著者である齋藤孝が「3色ボールペンで本を読む」読書法を紹介しています。

この方法は、本の「客観的に重要な部分」を赤 「客観的にある程度重要だと思われる部分」を青 「主観的におもしろい表現だと感じた部分」を緑で線引きして、本を読み進める手法です。

議論や討論の際に、「客観的な部分」と「主観的に引っかかる部分」を混同して発言している方をみたことがあると思います。そういった方と議論や討論をしても「建設的な意見」や結論にはたどり着きません。

それほど低いレベルではなくとも、私たちは難しい問題や複雑なものごとをまとめきれないうちに発言してしまうことがありますよね。それは、「文章や文脈を要約する力」のトレーニング不足が原因です。そのトレーニングをすることによって、人とのコミュニケーションにおいて、「相手の話」や「議論の主旨」を自分の中で「要約する」ことが可能になります。

読む資料や本に3色ボールペンを使い、「要約力」のトレーニングをしましょう。

 

(2)「人の話を自分の言葉で返す」

「人の意見や考えを自分なりに解釈し、確認するように相手に返してみる」

https://pixabay.com/

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相手の話を聞くときに「ウンウン」とうなずきながら聞くことは、コミュニケーションの上で重要です。しかし、それだけではなく、「相手の意見を自分なりの言葉で返す」ことで、より相手の伝えたいことをしっかりとかみしめることができるようになります。

たとえば、「私は猫が好きです。」と相手が話してくれたとしましょう。そこでただ「へえ、そうなんですか!」ですまして会話を終わらせることも可能です。しかしそれではコミュニケーションにはなりませんね。そうではなく、「○○さんは猫がお好きなんですね、では犬より猫派ですか?」とさらに会話を発展させていく。

相手の話のとっかかりにきちんとフォーカスして、相手の話を増幅して返す。これが「相手の話を要約する」スキルとして一役買います。しかし、ただ単に相手の言葉を反復することにはなんの意味もありません。こちらから新しいものを追加して相手に返しましょう。

しかし面接でこの手法を使う場合、注意が必要です。「質問返し」(逆質問)は失礼に当たる場合があります。しかし、「相手の話」「質問内容」の本旨をすぐにつかめるようになるために「要約力」は必須です。

「話の積極的な受け手になること」をこころがけましょう。

 

(3)自分のシゴトや活動を簡潔にまとめてみる

あなたが取り組んでいることを、今すぐ誰かに紹介できますか?

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あなたが学生ならサークル活動を主とした課外活動や、勉学、ゼミ研究室。ビジネスパーソンの方なら業種・職種や具体的に取り組んでいる職務などが必ずあるでしょう。

しかし、冒頭でも述べたように「どんな考え」も適切に表現できなければ評価されることはありません。そしてそれは活動内容や業務内容でも同様なのです。

たとえば、ボランティア活動をたくさんしているからといって「その活動によってどんなことを学んだか?」「そもそものキッカケは?」ということを簡潔に説明できなければ、自分への評価には繋がりません。人とコミュニケーションをとるということは、「お互いを知る」ということです。どんなカタチでの出会いであれ、「自己開示」を積極的にしなければ、コミュニケーションが成立することはありません。

自分の業務や活動をいつでも、どんな人にでも分かりやすく説明できるように、自分を「要約」してみましょう。そうすることで、自分にとって最も重要なことがらについて「要約力」を発揮することができます。(1)~(2)とともに実践すればより効果的です。

コミュニケーションも、まずは自分の「要約」から始まります。

 

まとめ:コミュニケーション最大のカギは「要約力」が最も大切である

今回は、コミュニケーションにおいて重要な「要約力」の意味と、その身につけ方についてご紹介しました。

どれもすぐ実践できることばかりです。少し準備が必要なことといえば「話す相手」と「ボールペン」くらいでしょうか。あれほど悩みのタネであるコミュニケーション力も、もとをたどれば地道な「要約力」が積み重なって成立するものです。

自分のスキルをしっかりと表明し、適切な成果を出すために。「要約力」を絶えず高めていきましょう!

 

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2017.04.16
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