就活メールの書き方 5つのポイントを事例でご紹介!

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就活生の皆さんは今、様々な企業の方とやり取りしているはずです。

実際に会ってお話しするだけではなく、面接などの日程を調整することもあるでしょう。

「就活はメールから始まっている」と言われています。もちろん、それだけで決まるわけではないのですが、「メールをする際に最低限抑えておくべきこと」があります。

今回は、就活のメールに関して「最低限押さえておくべきこと」とそれらを踏まえたテンプレートを解説、紹介していきます。

また、就活の際のメールを注意することは、”就活中”のみならず、その後のキャリアにも大きな影響があることも、説明していきます。

就活メールで最低限抑えておくべき5つのこと

 

(1)「件名」を必ず入れる

件名はしっかりと入れましょう

件名はしっかりと入れましょう

「件名を入れない」というのは、ビジネスメールでは御法度です。

特に、毎日数十通、数百通のメールを受信している方にメールをするわけですから、件名で用件がはっきり書かれているかどうかでメール全体の印象すらも変わってしまいます。

「OB訪問のお礼」「2次面接の日程について」といった具体的な用件に加え、どこの大学の誰なのかをきちんと書いておきましょう。

(2)書き出しに「誰宛て」なのかを明記する

宛先を最後まで指定する

宛先を最後まで指定する

本文書き出しに突然用件から入るのではなく、メールの内容を誰に、もしくはどの部署に伝えたいのかを明示しておきましょう。

こちら側からするとあまり必要性を感じない場合がありますが、組織の誰に対して用件を伝えたいのかが分かりにくいと、その分手間がかかってしまいます。

(3)自己紹介

簡便な自己紹介を。

簡便な自己紹介を。

メールの件名で自分の情報を書いておくのも大切ですが、ここで改めて自分の出自を明確にしておく必要があります。

ビジネスにおいては、自分の立場をはっきりさせたうえでレスポンスや用件を伝える必要がありますから、重要なことです。

(4)見やすさに配慮する

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見やすくなるように「推敲(文章を練る)」しましょう。

文章上の表現や、言葉づかいといった基本的なことに注意するのは当然ですが、メールの文面の「みやすさ」自体に配慮することが大切です。

特に、日程調整のメールが煩雑ですと、うまくコミュニケーションができていないことになってしまいます。自分の都合のためにも、改行や段落といった文章表現に注意しましょう。

(5)本文の最後に「署名」

署名を自動で入る設定にする方法もあります

署名を自動で入る設定にする方法もあります

就活の際に限らず、ビジネスのやり取りにおいては、所属している組織と名前、電話番号やメールアドレスといった連絡先を署名という形で明示しておく必要があります。
以上、5つの項目を紹介しました。これらの点に注意して、ビジネスメールのテンプレをあらかじめ作っておくと、便利ですよ。

テンプレに頼りすぎるのは「×」

 

以上の項目に気を付けて就活の際のメールを書いておけば、失礼に値するメールを送ってしまうことを避けることができます。

しかしあまりにも決まった文章表現ですと、感謝やお礼といった感情表現がどうしても希薄になってしまう可能性があるのです。

用件ごとに、「どのように感謝したいのか?」「自分の伝えたいことは何か?」ということに関して誠心誠意、向き合うことが大切です。

就活メールのテンプレート【面接日時候補のケース】

 

OB訪問や、説明会のお礼のメールは、上記の項目に沿ってメールを送りましょう。もちろん、そのままではなく心から思っていることを素直に伝えることが大切です。

最も難しいのは、面接日時をこちらから「提案する」場合です。その「日程調整メール」に関しては、いかのテンプレートを参考にしてください。

【件名】2次面接の日程について(○○大学 生方 太郎)

株式会社○○ 人事総務部 就活 花子様(会社・部署名は「△△部 御中」)

○○大学○○学部の生方太郎です。

先日は面接の機会をいただきまして、誠にありがとうございました。
面接通過のご連絡をいただき重ねて御礼申し上げます。

2次面接につきまして

1.○月○日 13:00~18:00
2.○月○日 終日
3.○月○日 終日

の日程はいかがでしょうか。
ご都合が合わない場合は、できるかぎり柔軟に対応いたします。

それではご連絡をお待ちしております。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。

—-

○○大学○○学部 生方 太郎
TEL:090-xxxx-xxxx
Mail:~~~~~@xxx.jp

—-

 

就活メールは”就活中”以外にも役立つ

 

ただ単に「就活をうまく切り抜ける」だけのために、就活メールに関する注意項目が存在しているわけではありません。

人事や企業に対して、「化かしあい」のためだけに付け焼刃的な知識をつけることは、その後の社会人としての考え方や価値観に大きな悪い影響を与えます。

そこで、就活メールにこれまでご紹介したような「注意」をすることに関して就活以外で役立つことを紹介します。

(1)余裕がないときの「余裕」を持つため

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就活の時期は、自分の将来を決める行動を一つ一つしていく行程です。

よって、緊張感はずっと続きます。それに挫折しそうになることも、しばしばあるといえるでしょう。

しかし、それを踏まえたうえで、礼儀作法や最低限のマナーをわきまえて実行に移せる「余裕」を持つことは、その後の社会人生活に必ず役に立ちます。

(2)相手の気持ちを考えるため

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「ディジタルネイティブ」と呼ばれる世代である今の就活生。オンライン、SNSでのコミュニケーションにも慣れています。

しかし、それが逆にデメリットになり、「相手の気持ちに配慮できない」場合というのが往々にしてあります。相手のことを考えて「注意したうえでのコミュニケーション」をすることが大切です。

(3)最低限のビジネスマナーのエッセンスが詰まっている

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ビジネスメールや、ビジネス上の作法といったものは、今の若い世代にとって「不合理なもの」ととらえられてしまっている面もあります。

しかしながら、マナーを守れない人は、新しく作った仕組みを組織やほかの人に浸透させる方法もわからないままです。まずは、既存のマナーや仕組みを理解するマインドが必要です。

(4)「効率化」を覚える

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メールの文面を一から考える。それはまったく悪いことではありません。

その都度、自分の伝えたいことを丁寧に組みなおすことは大切なことです。

しかし、いくらこちらが誠意を込めてしていることでも、その行動による「遅れ」によって、反応や返信が遅くなったり、期限に間に合わなくなったりした場合、相手にとってそれは「ルーズさ」という風に評価されるのです。

丁寧さと効率の両方をとるためにも、ビジネスメールへの注意から始めましょう。

 

しっかりメールのやり取りをすること

 

忙しい時期は、すべてが「中途半端」になってしまう危険性があります。何もかもすべて自分のデメリットにならないように「リスクを減らしていく」ことが、就活中のみならず、社会生活のうえで重要です。

今回は、就活の際のメールで最低限おさえておくべきことを5つ紹介し、また、それを実践することで生まれる就活以外でのメリットを紹介しました。

今回の内容を実践して、立派な社会人を目指しましょう。

 

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