【スケジュール管理】予定の”ダブルブッキング”の対策と対処法

「ダブルブッキング」とは、予定と予定が同じタイミングに重なってしまうことです。

予定を立てるときは、ほかの予定が入っていないかを確認することが必須ですが、少し気を抜いてしまったり、スケジュール管理をおろそかにしていると、このダブルブッキングが起きてしまう場合があります。

今回は、この「ダブルブッキング」を起こさないようにするための対策法と、万が一おこってしまったときの対処法について、それぞれ解説していきます。

ダブルブッキング4つの対策法！

（１）スケジュール帳を「一本化」する

ダブルブッキングをしてしまう理由の一つに、「スケジュール管理が煩雑である」ことが挙げられます。

煩雑とは、「込み入っていて煩わしいこと」ですが、スケジュールの書き方や管理がきたないと、どうしても「予定を立てる」こと自体が「おざなり」になってしまいます。

特に、スケジュールや予定を複数の管理方法で管理していること-たとえば、手帳とスマホアプリなど-をしていると、ダブルブッキングが起きてしまうでしょう。

スマホと手帳、どちらが便利かは個々の判断ですが、複数のものを使うことは避けるべきです。

（２）リマインドする

リマインドは、予定が近づいてきたときに、改めて予定を見直し、相手にも「明日は○○の予定です。よろしくお願いいたします。」とのメールや連絡をすること。

自分自身の予定を再確認し、新たな予定が入った時のダブルブッキングを回避する効果があるだけではなく、相手のスケジュールを改めて確認し、相手の予定も管理させてもらうことができる点で、「リマインド」は有効です。

リマインダーなどを活用して、予定を「連絡」してくれるように、環境を整えておくことが大切です。

（３）予定を立てる前に必ず確認する

「いつなら空いていますか？」というときや、「○日の午後1時はどうでしょうか？」と聞かれたときに、「大丈夫です」と即決せずに、一拍おいて自らの予定を確認する習慣が大切です。

特に、相手先に「気を遣う」ことで、自分の予定をなおざりにして予定をどんどん立ててしまう人もいるようです。そういう人は、なるべく予定を確認する時間をとらないように、「みやすく」「丁寧に」予定を記入しておくことが必要です。

（４）時間には余裕をもって予定を立てる

同じ日程に複数の予定を立てることは、忙しいビジネスパーソンなら誰しもが経験することです。一日に複数の予定を入れることで、分散して数日間それにとらわれるよりも、効率的に動き回ることができます。

しかし、「移動時間」や「電車・バスなどの遅れ」、その他「予定が延長する可能性」などを”最大限”考慮して、リスクヘッジを行う必要があります。

「たぶん大丈夫」という思考を、予定を立てる前に捨てておくことが重要です。

ダブルブッキング3つの対処法！

もし、万が一ダブルブッキングをしてしまった場合には、先方に対してきちんと対応する必要があります。「時間を守る」ことは、ビジネスパーソンとして必須の条件ですが、なかなか、「完璧に」することは難しいものです。

もし起こってしまったときのために、迅速に対応できるように「対処法」を知っておきましょう。

（１）電話→メールの優先順位で謝罪する

メールで予定変更の旨を伝えるのは、失礼に当たるわけではありません。しかし、相手もこちらの予定を加味してスケジュールを組んでくれているので、その分謝罪もしっかりする必要があります。

メールで済ませるのではなく、電話で予定変更の連絡をすることが可能である場合は電話で行うのがベスト。それができない場合、できるだけ早くメールで連絡することがベターです。

（２）先約順で予定を変更する

ダブルブッキングした場合、重なった予定のどちらを選ぶか、ということは喫緊の問題になります。どちらのほうが緊急性が高いのか、という部分は、その時々の判断にゆだねるしかありません。

しかし、「同じくらい重要」である場合は、先約順で予定を組むべきでしょう。なぜ先約順なのか？　その理由は、ただ「先に決めた」からです。同じくらいの重要度であれば、どちらかを選ぶしかありません。そしてその基準は、時間軸で決めるしかないのです。

（３）理由を説明し、誠意ある対応をする

謝罪をし、改めて他の日程で予定を調整することがダブルブッキングの際の課題ですが、「理由を説明すること」も、忘れてはいけないことです。

理由は、言い訳のためではなく「背景」を説明するためです。ウソをつかず、誠心誠意の対応をすることが必須です。

また次回以降も、予定変更をしていただいたことに関してしっかりとフォローしていくことが大切です。関係性を築くうえで、必ず必要なことになります。

スケジュール管理が試される！

ダブルブッキングを回避するためには、何よりも普段からの「配慮」「注意」が不可欠です。「初めてお会いする人」との予定の場合などは、配慮や注意を怠ることは少ないですが、どうしても「慣れ」が生じてしまうと、スケジュール管理がおろそかになってしまう場合があります。

継続したスケジュール管理は、なかなか難しいものです。しっかり管理できるためには、恒常的な心遣いと「するべきこと」をしっかりと把握しておくことが必要になります。

ダブルブッキングを事前に回避すること、もし起きてしまっても、対処法をもとに
しっかり対応できること。

この2つをしっかりと心に留めておきましょう！