【スケジュール管理】予定の”ダブルブッキング”の対策と対処法

スポンサードリンク

「ダブルブッキング」とは、予定と予定が同じタイミングに重なってしまうことです。

予定を立てるときは、ほかの予定が入っていないかを確認することが必須ですが、少し気を抜いてしまったり、スケジュール管理をおろそかにしていると、このダブルブッキングが起きてしまう場合があります。

今回は、この「ダブルブッキング」を起こさないようにするための対策法と、万が一おこってしまったときの対処法について、それぞれ解説していきます。

 

ダブルブッキング4つの対策法!

luis-llerena-16146

(1)スケジュール帳を「一本化」する

 

ダブルブッキングをしてしまう理由の一つに、「スケジュール管理が煩雑である」ことが挙げられます。

煩雑とは、「込み入っていて煩わしいこと」ですが、スケジュールの書き方や管理がきたないと、どうしても「予定を立てる」こと自体が「おざなり」になってしまいます。

特に、スケジュールや予定を複数の管理方法で管理していること-たとえば、手帳とスマホアプリなど-をしていると、ダブルブッキングが起きてしまうでしょう。

スマホと手帳、どちらが便利かは個々の判断ですが、複数のものを使うことは避けるべきです。

 

(2)リマインドする

 

リマインドは、予定が近づいてきたときに、改めて予定を見直し、相手にも「明日は○○の予定です。よろしくお願いいたします。」とのメールや連絡をすること。

自分自身の予定を再確認し、新たな予定が入った時のダブルブッキングを回避する効果があるだけではなく、相手のスケジュールを改めて確認し、相手の予定も管理させてもらうことができる点で、「リマインド」は有効です。

リマインダーなどを活用して、予定を「連絡」してくれるように、環境を整えておくことが大切です。

 

(3)予定を立てる前に必ず確認する

 

「いつなら空いていますか?」というときや、「○日の午後1時はどうでしょうか?」と聞かれたときに、「大丈夫です」と即決せずに、一拍おいて自らの予定を確認する習慣が大切です。

特に、相手先に「気を遣う」ことで、自分の予定をなおざりにして予定をどんどん立ててしまう人もいるようです。そういう人は、なるべく予定を確認する時間をとらないように、「みやすく」「丁寧に」予定を記入しておくことが必要です。

 

(4)時間には余裕をもって予定を立てる

 

同じ日程に複数の予定を立てることは、忙しいビジネスパーソンなら誰しもが経験することです。一日に複数の予定を入れることで、分散して数日間それにとらわれるよりも、効率的に動き回ることができます。

しかし、「移動時間」や「電車・バスなどの遅れ」、その他「予定が延長する可能性」などを”最大限”考慮して、リスクヘッジを行う必要があります。

「たぶん大丈夫」という思考を、予定を立てる前に捨てておくことが重要です。

 

ダブルブッキング3つの対処法!

boards-glasses-smartphone-phone-75652

もし、万が一ダブルブッキングをしてしまった場合には、先方に対してきちんと対応する必要があります。「時間を守る」ことは、ビジネスパーソンとして必須の条件ですが、なかなか、「完璧に」することは難しいものです。

もし起こってしまったときのために、迅速に対応できるように「対処法」を知っておきましょう。

 

(1)電話→メールの優先順位で謝罪する

 

メールで予定変更の旨を伝えるのは、失礼に当たるわけではありません。しかし、相手もこちらの予定を加味してスケジュールを組んでくれているので、その分謝罪もしっかりする必要があります。

メールで済ませるのではなく、電話で予定変更の連絡をすることが可能である場合は電話で行うのがベスト。それができない場合、できるだけ早くメールで連絡することがベターです。

 

(2)先約順で予定を変更する

 

ダブルブッキングした場合、重なった予定のどちらを選ぶか、ということは喫緊の問題になります。どちらのほうが緊急性が高いのか、という部分は、その時々の判断にゆだねるしかありません。

しかし、「同じくらい重要」である場合は、先約順で予定を組むべきでしょう。なぜ先約順なのか? その理由は、ただ「先に決めた」からです。同じくらいの重要度であれば、どちらかを選ぶしかありません。そしてその基準は、時間軸で決めるしかないのです。

 

(3)理由を説明し、誠意ある対応をする

 

謝罪をし、改めて他の日程で予定を調整することがダブルブッキングの際の課題ですが、「理由を説明すること」も、忘れてはいけないことです。

理由は、言い訳のためではなく「背景」を説明するためです。ウソをつかず、誠心誠意の対応をすることが必須です。

また次回以降も、予定変更をしていただいたことに関してしっかりとフォローしていくことが大切です。関係性を築くうえで、必ず必要なことになります。

 

スケジュール管理が試される!

StockSnap_CB8PFQR6E9

ダブルブッキングを回避するためには、何よりも普段からの「配慮」「注意」が不可欠です。「初めてお会いする人」との予定の場合などは、配慮や注意を怠ることは少ないですが、どうしても「慣れ」が生じてしまうと、スケジュール管理がおろそかになってしまう場合があります。

継続したスケジュール管理は、なかなか難しいものです。しっかり管理できるためには、恒常的な心遣いと「するべきこと」をしっかりと把握しておくことが必要になります。

ダブルブッキングを事前に回避すること、もし起きてしまっても、対処法をもとに
しっかり対応できること。

この2つをしっかりと心に留めておきましょう!

 

IKIKATA厳選の「転職サービスTOP3」をご紹介!

転職を検討している方に向けてIKIKATAおすすめのサービスをご紹介します。

1位 あなたにピッタリの求人スカウトが来る『BIZREACH(ビズリーチ)』

ビズリーチ

『ビズリーチ』の特徴

利用企業数は5000社以上。無料で利用できるスタンダード会員と、有料のタレント会員、プレミアム会員があり、会員のクラスによって閲覧できる求人や届くスカウトなどに差が出るのが特徴です。また、ヘッドハンターからスカウトが来る珍しい転職サービスです。

どんな人にオススメ?

  1. 会社には転職活動がバレたくない方(入力した、現在や直近に在籍していた会社情報はプロフィールに公開されないため)
  2. 年収をアップさせたい方
  3. 忙しく転職活動に時間が取れない方

2位 あなたの強みが見つかる転職力診断!『リクナビNEXT』

リクナビNEXT

『リクナビNEXT』の特徴

『リクナビNEXT』の最大の特徴は、「グッドポイント診断」と呼ばれる自己分析ツールを最初に活用できる点。転職活動は、ご自身の強みや得意分野などを明確にすることが大切ですが、なかなか自分で理解するのは難しいもの。『リクナビNEXT』では、登録後に自己分析のための診断をすることができます。また、その診断結果は、実際に応募時に診断結果を添付することもできます。

業界No.1の転職実績で、転職活動の基本からサポートしてもらえるので、「転職したいけれど、何をすればいいかわからない」という方にこそオススメのサービスといえます。

どんな人にオススメ?

  1. 転職活動に不安があり、最初に何をすればいいか分からない転職希望の方。
  2. 自己分析など、転職活動に必要な情報を多く収集したい方。
  3. 異業種・職種への転職を希望している方。

3位『正しい転職』を助けてくれる『パソナキャリア』

パソナキャリア

『パソナキャリア』の特徴

『パソナキャリア』は、転職エージェント。手厚い転職サポートを登録後から採用まで一貫して行ってくれます。(すべて無料)

キャリアや転職に関する悩みがある方にとっては、求人案件を探すだけではなく、そもそもの働き方や求める条件を絞りこむことが大切です。『パソナキャリア』であれば、転職活動における悩みを抱えずに採用までスムーズに行くことができるでしょう。

どんな人にオススメ?

・転職活動に不安や漠然とした心配がある方。

・キャリアカウンセリングなど、転職相談を受けたい方。

・信頼感のある情報源から、求人案件を得たい方。

転職サイトの利用の流れ

転職サイト登録後の流れについて不安のある方は是非こちらを参考にしてみてください。では登録後の流れを見ていきましょう。

1.サイトの会員登録

まずは、該当する転職サイトで会員登録を行います。

このときに、氏名や電話番号など必要最小限の個人情報を入力します。長くても5分ぐらいで会員登録を完了できます。

基本的にどんなサイトでも無料ですので、気軽に登録できます。

2.プライベートオファーの登録

サイトによっては、プライベートオファーを受けることができます。

プライベートオファーとは、自分の職歴などのスキルや希望職種などを登録して、転職サイトに登録している企業側に、自分の情報を公開するすることにより、企業側よりオファーを受けることができるシステムです。

注意点としては、オファーがきたからといって必ず採用される訳ではないというところ。しかし、オファーが来ると言うことは少なからず企業側が自分に興味を持ってくれているということなので、通常応募よりは採用される確率は上がるといえるでしょう。

3.求人を探して応募

プライベートオファーを利用しつつ、自分でも積極的に求人を探しましょう。

どの転職サイトでも、勤務地や職種などの条件を細かく指定できますので、自分に合った条件で求人を探しましょう。自分の条件に当てはまる会社が少ない場合は、条件を絞って検索してみましょう。

4.書類選考

気になる会社があったら積極的にエントリーしましょう。

会社にもよりますが、最初に履歴書と職務経歴書を郵便 or メールで送付します。

5.面接

書類選考が見事に通ったら、次に面接があります。

6.合否発表

会社によっては2、3回面接を行うところもありますが、無事面接が終わると後は合否を待つだけです。合否を待っている間も、落ちたときのことを考えて転職活動は引き続き行いましょう。

その他「転職サービスランキング」も掲載中!

今回ご紹介した「転職サービス」以外にも、様々な転職サービスをランキング形式で掲載しています。「もっといろんなサイトを検討したい、転職求人をとにかくみたい!」と考えている方は、下記の記事から検討してみてくださいね。

【保存版】おすすめ転職サイト・サービス比較ランキングTOP10

2017.04.16
スポンサードリンク

この記事を好きなツールでストックしよう↓

転職サイトをまとめて見るなら【IKIKATA Database】

各業界の転職サイト・サービスをニーズ別にまとめたサイトです。転職を検討している方は是非ご覧ください。