「詰めが甘い仕事」をしてしまう人が実践するべき5つの克服法

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「途中までは抜け目なくやっていたが、最後の最後で詰めが甘かった…」「カンペキに仕事をこなしたつもりだったが、途中でミスをしていた…」そんな失敗をしてしまう方はけっこう多いようです。

しかし、そのような失敗は「集中できていない」「注意力が足りない」という単純な理由だけではなく、様々な理由が絡み合って「詰めが甘い状態」になっていると考えられます。

そこで今回は、「詰めの甘さ」によって失敗してしまうことが多い方が実践すべき、「詰めの甘さを克服するための方法」について5つ紹介していきます。

「詰めの甘さ」で大変な思いをしないように、今回ご紹介する方法をぜひ実践してみましょう。

 

プラス方向に転じたいなら、マイナス部分を治す!

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「詰めが甘い」の辞書的な意味合いは…

物事の最後の局面への対処が不適切で,せっかく成功しそうになっているものを台無しにしてしまう。(引用:weblio辞書-詰めが甘い

「詰めの甘さ」は、癖になっている些細な態度や習慣、思考が原因である場合がほとんどです。シゴトをする環境によって「詰め」が左右されることはほとんど考えられないでしょう。「最後まできちんとシゴトをやり遂げる」という遂行力は、信用や信頼、シゴトのパフォーマンス向上に直結します。

「詰めの甘さ」を抱えたまま、遂行力や信頼、パフォーマンスの向上を目指すよりも、詰めの甘い部分を見直し改善し、「マイナスの要素」を減らしつつスキルアップを目指したほうが”効率がいい”ですよね。

つまり、「プラス方向に転じたいなら、まずはマイナス部分を治す」ことが大切です。「詰めの甘さ」に限らず、この考え方は非常に重要であるといえるでしょう。

 

「詰めの甘さ」を克服する5つの方法

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(1)「報告・連絡・相談」をする相手と認識を共有する

「報告・連絡・相談」…「ほうれんそう」と呼ばれることもありますが、詰めの甘さを克服するためには、まずこの3つを意識し実行する必要があります。

「そんなこと分かってるよ!」と言われてしまうかもしれませんが、「仕事を始めるとき」「途中経過」「完了したとき」と、その連絡や報告、あるいは相談のタイミングは一つひとつの個別のシゴトごとにたくさんありますよね。

もしかすると、上司が考えている「こういう場合は連絡してほしい」という境界と、自分が考えている「ここからは報告するべきだよな…」という境界は食い違っているかもしれません。

組織全体で、そういった境界線をきちんと決めておく仕組みがあればいいのですが、タイミングや環境によっては、その「境界」を自分たちで決めなくてはなりません。

自分が「報告・連絡・相談」をする相手をシゴトを始めるときに確認しておくだけではなく、その相手に「どういった場合に報告すべきか?」という境界をできるだけ共有しておくことが重要です。

お互いの「境界」の認識が合致していれば、その分同じ項目や注意点に関して意識疎通をする効率や正確さがアップします。「確認してなくて、結局間違いだと気付いたのは終わったあと…」という状況になってしまうのを避けるためには、報告すべきこと、連絡すべきこと、相談すべきことの境界を自分と相手(上司やリーダーなど)と共有することが大切でしょう。

 

(2)「始めから終わりまで」の計画を立てて実行する

詰めの甘さが露呈してしまう人の特徴として、ある程度までは予定していたやり方でシゴトを進めるが、後半は力技で押し切ることが挙げられます。

50%までは計画通りに進めたが、残りの50%は「アドリブで」やってしまうことです。どうしてアドリブでシゴトをしてしまうのか? それは、「計画や予定を修正するのが面倒だから」という理由が大きいでしょう。

つまり、「1から10まで計画を立てて、計画通りにいかなかった場合」は、改めて計画を見直す必要がありますが、「半分程度で計画を立てるのを止めておく」ことで、その後は進捗状況が予定より遅れていてもシゴトのスピードを変えることができます。

心理的負担としても、計画を見直すのにかかる時間の費用対効果にしても、あえて予定を立てずにアドリブで対処することは、一見有効な方法に思えます。しかし、「不慣れなこと」「初めてのこと」に関しては計画を入念に立てつつ時間をかけて遂行力を高めるべきです。

むしろ計画が思うように進まなかった場合は、その経験と情報を活かして、類似したケースに応用できる可能性があります。PDCAをうまく回していくためには、こういった「始めから終わりまで」の計画を立てていくことが重要なのです。

「詰めの甘さ」は、無計画さが起因して発生します。しかし、いくら入念な計画を立てても失敗してしまうことはあります。重要なのは、失敗を活かすために「今」できることを未来に先だって考えることなのです。

 

(3)集中力を高めて「言い訳」を減らす

単純な方法ではありますが、「ミス」「失敗」を減らすのに最も有効な手段は、そのシゴト一つに「集中する」ことです。もちろん、いくら集中しても失敗してしまうことはあります。しかし、集中する努力をすることには「シゴト自体に集中して取り組める」こと以外に、もう一つ大きなメリットがあります。

それは、「すべての作業やタスクを意識することができる」ということ。複雑な工程を踏まえなければならないタスクは、その分「詰めの甘さ」が出てしまう可能性が大きいものです。しかし、複雑な工程の一つ一つに集中しておくことで、後から振り返ったときに「あの場面でこの確認をすべきだったな…」とすぐに改善点を引き出すことができるようになります。

PDCAをうまく回すという意味では、(2)と同じ意味を持ちます。しかし、ここで重要なのは、何よりも「一つのことに集中する」ことが、「詰めの甘さ」と正面から向き合うことになるということ。

「あのときは調子が悪かったからな…」「他の案件もかけもちしていたしな…」と正当化できる「言い訳要素」を自分から消していくためには「集中力を高める」必要があります。

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(4)事前に与えられた情報に”クリティカル”に反応する

「クリティカル」とは、「危機的」「批判的」という意味を持ちます。何かのシゴトをあなたが請け負う場合、当然「必要な情報」を関係者から受け取ることになるでしょう。それは一般的な業務のフローや、工程表、つまり担当する業務の情報です。

ここで重要なのは、「自分から必要だと思う情報を取りに行く」という積極的姿勢です。しかしそれ以上に「入手した情報を批判的に見る姿勢」が大切です。ここでいう批判的な姿勢とは、ただ単に「この情報は必要ないだろう」と考える、ということではありません。

それはたとえば、「案件の期限」に関する情報をもらったときに、「この期限内に終わらせる必要はあるのか?」といった背景や、「期限内に終わらせることができると判断した人はだれか?」といった意思決定者の判断に関する情報などのこと。

つまり、「入手した情報」で自分がシゴトを遂行できるかどうかを常に吟味することが重要です。あなたは、その与えられた情報だけで「遂行できる」と断言できる場合にのみ「承知しました」というべきなのです。

無理難題を否応なしに押し付けられる場合は、その組織自体の改善が必要ですが、自分で実際に「このシゴトをやり終えることができるかどうか?」と疑ってみる姿勢は非常に重要です。その姿勢を維持することで、「自分の能力」「職務遂行能力」を意識することもできるようになるでしょう。

「できないかも…」と不安感を持ったり、難しいシゴトを任されて「こんなのどだい無理な話だ!」と諦めてしまいたくなってしまったり…事前に与えられた情報をもとにシゴトを遂行するのは言うほど簡単なことではありません。でも、そこで鬱屈した気持ち、停滞した状況にならないためには、自分がそのシゴトを遂行するにあたって「必要な情報を判断する」という主体性が重要でしょう。

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(5)「たぶん大丈夫だろう」を禁止にする

詰めが甘い人は、自分のシゴトに対して過度に”自信家”かもしれません。もちろん、自信をもってシゴトに取り組む姿勢は重要です。それが組織のメンバーやクライアントが自分に対して抱く「信頼感」の重要な”核”になります。

しかし、その「自信」がシゴトに対して悪い方向に向いてしまうと、途端に「不備」を生むことになります。その不備はあとから判明し、それが「詰めの甘さ」となって露呈するのです。

それを防ぐためには、「多分大丈夫だろう」という意識自体を禁止すること。あるいは「多分大丈夫なので、次の工程に移ろう」という考えを捨て去ることです。

具体的な方法としては、「必ず自分の目で見て確認する」「信頼できるメンバーにチェックを依頼する」などが挙げられるでしょう。「チェックリスト」を作り、定式化しておくなどの方法を何度も繰り返すのです。

あなたが今「詰めが甘い」と感じているシゴトに関して引き続き取り組むのであれば「1回目のチェック」「2回目のチェック」「3回目のチェック」と、チェック作業を繰り返して、チェックを入れるリストを実際に作成することをおすすめします。

自分の「大丈夫だろう」という言葉に惑わされないためには、自分の内側で「きちんとチェックするぞ」と決めるよりも、実際に自分の外部に「チェックリスト」を作っておくことの方が効果が高いと言えるでしょう。

もちろんチェックリストでなくても構いません。自分の外部に「チェックする機能」があればいいのです。たとえば、「リマインドをしっかりしてくれる仲間」を見つけることも有効ですし、リマインダーを活用する方法もあります。

繰り返しになってしまいますが、重要なのは「チェックする」「確認する」ことを自分に何度も教えてくれる”メンター(助言者)”を外部に作ることです。それだけで、詰めの甘さはかなり改善されるでしょう。

 

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