仕事の段取り術!忙しさに惑わされずに仕事をこなす4つの方法

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「忙しすぎて慌てていることが多い」「期限や期日ギリギリにシゴトを終わらせている」「スキルアップの勉強や趣味に使える時間を確保できない」そういった悩みを抱えている方は、「仕事の段取り」がうまくできていない可能性があります。

仕事における「段取り」をテクニックとして身に着ければ、明日から自分のシゴトを段取りよくこなすことができます。また、長期的なキャリアを考えたうえでも、自分のシゴトに対して生産的に取り組めるスキルは、重要なものになります。

今回は、シゴトの段取り術をご紹介していきます。明日からは、「忙しくて途方もない状態」がなくなります。ぜひ実践してみてくださいね。

 

仕事で「段取り」が必要な3つの理由

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なぜ、シゴトに「段取り」が必要なのでしょうか?

「考えるより先に行動したほうが速い」という風に考えて、「行動第一」で突き進むやり方で功を奏することができる人もいるでしょう。また、「必要なのはわかっているけれど、日々の忙しさに翻弄されて段取りを考えるひまがない」という課題を抱えている人もいます。

しかし、シゴトは「段取り」を組む方が、がむしゃらに走り出すやり方よりも効率よくこなすことができます。特に、「考えることや工夫することが多い作業」には段取りが必ず必要になります。シゴトに段取りが必要である理由は、以下の3つにまとめることができます。

シゴトに段取りが必要な理由

1.実行可能かを判断するため
2.不明点を明らかにするため
3.次のシゴトを受けられる状態にするため

これはシゴトに限らず、あらゆるシチュエーションに応用できます。

たとえば、あなたがプライベートで誰かと旅行にいくときをイメージしてください。

旅行に行く前に、訪れる場所の情報や、アクセスの仕方について詳細を調べ、現地でどんなことをするのか、どこに宿泊するのかを決めておくこと。

→1.実行可能かどうかを判断する
→2.不明点を明らかにする

スケジュールを決め、送迎や交通手段の手配を行う。旅行の前日までに終わらせておくべきシゴトを終わらせる見立てを立てること。

→3.次のシゴトを受けられる状態にする

もし、そういうことを一切考えず、とにかく現地に向かった場合、その地で行けたはずの場所、持てるはずだった余裕を手に入れることができません。十分に楽しむことなく、帰ってくることになりますよね。また、旅行を満喫するためには、シゴトや他の予定をクリアにしておくことが必要です。そうしないと、旅行先でシゴトをすることになってしまいます。

シゴトもそれと同じ。

つまり、工夫したり、考えたりする作業を「仕事をしながら」やるのは、自分のすべきことが明確になっていないまま行動することと同じなのです。結果、迅速な行動ができなくなり、パフォーマンスは低下します。

「これから何に取り組むのか?」「優先すべきことはどれか?」という問いを立てて、日々の業務をとらえなおすことが必要です。そうすることで、時間に余裕ができますし、自分の経験値を増やすシゴト自体に努力したり、楽しんだりする余裕が生まれます。

 

仕事の4つの段取り術

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(1)業務をできるだけ数値で表し「見える化」する

 

「段取り」をうまくする一つ目の方法は、今行っているシゴトをできる限り「数値」で表して、途中経過や結果を「見える化」することが重要です。

たとえば、あなたはプレゼン資料に挿入するグラフをいつもどのサイズにしていますか? 資料を作成するときのフォントサイズは?

あなたがいつも悩んでいる作業の一部分は、あらかじめ数値にして整理しておくことで簡略化することができるものかもしれません。

いつも行っている作業を数値化することで、自分がすべきことを簡略に表すことができます。そうしておくと、自分の代わりに誰かにやってもらうときも、情報の共有がしやすくなります。

事務的な作業に関しては、数値にして「見える化」できる余地がたくさんあります。

数字を意識したシゴトの「見える化」をすることで、作業に悩む時間を減らし部下や同僚に情報を共有しやすくすることができる

 

(2)作業を「内段取り」「外段取り」に区別する

 

あらゆる業務は、「内段取り」「外段取り」という2つのパターンがあります。

「内段取り」とは、その人・その場・その時でのみできる業務のことを指します。

「外段取り」とは、その人・その場・その時以外でもできる業務を指します。

あなたが今している業務は、どちらに当てはまるでしょうか?

内段取りの業務であれば、あなたはその業務に集中する必要があります。なぜなら、あなたは今、ここで必ず実行しなければならないことに取り組んでいるからです。

しかし、外段取りの場合は、今あくせくして実行しなくても、のちの時間にスケジューリングして取り組むことができます。スケジュール管理さえしっかりしておけば、「忘れていた」という事態は避けることができます。その空いた時間で、「内段取り」のシゴトをすべきなのです。

たとえば、あなたが特定の顧客の「担当者」になっているとします。

その場合、その顧客とのやり取りの中で、責任を持つのはあなたですが、すべての対応をあなたがしていたのでは、あなたは一つのことに”がんじがらめ”になってしまいますよね。この顧客とのやり取りは「外段取り」の業務のパターンです。

内段取りのシゴトになるべく時間を割いて、外段取りはスケジュール管理で空いている時間に入れる。もしくは、他の人に依頼する。そうすることで、あなたの忙しさを、何割か減らすことができるでしょう。

また、明らかに「内段取り」のシゴトが多すぎる場合もあります。到底、業務時間内では終わらせることができない量の業務が割り当てられていることが考えられます。その場合も、担当者を変更してもらったり、リスケジューリングを上司に依頼したりといった工夫ができるでしょう。

大切なのは、「内段取り」と「外段取り」の2つのパターンとして業務を見分け、自分が「今」「ここで」すべきことをはっきりさせることです。

イメージとしては、外段取りをなるべく減らし、その時間を使って「内段取り」のシゴトをするような工夫です。

「内段取り」か「外段取り」かをパターンとして見分け、内段取り(今ここであなたしかできない業務)に時間を割く

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