仕事の段取り術!忙しさに惑わされずに仕事をこなす4つの方法

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「忙しすぎて慌てていることが多い」「期限や期日ギリギリにシゴトを終わらせている」「スキルアップの勉強や趣味に使える時間を確保できない」そういった悩みを抱えている方は、「仕事の段取り」がうまくできていない可能性があります。

仕事における「段取り」をテクニックとして身に着ければ、明日から自分のシゴトを段取りよくこなすことができます。また、長期的なキャリアを考えたうえでも、自分のシゴトに対して生産的に取り組めるスキルは、重要なものになります。

今回は、シゴトの段取り術をご紹介していきます。明日からは、「忙しくて途方もない状態」がなくなります。ぜひ実践してみてくださいね。

 

仕事で「段取り」が必要な3つの理由

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なぜ、シゴトに「段取り」が必要なのでしょうか?

「考えるより先に行動したほうが速い」という風に考えて、「行動第一」で突き進むやり方で功を奏することができる人もいるでしょう。また、「必要なのはわかっているけれど、日々の忙しさに翻弄されて段取りを考えるひまがない」という課題を抱えている人もいます。

しかし、シゴトは「段取り」を組む方が、がむしゃらに走り出すやり方よりも効率よくこなすことができます。特に、「考えることや工夫することが多い作業」には段取りが必ず必要になります。シゴトに段取りが必要である理由は、以下の3つにまとめることができます。

シゴトに段取りが必要な理由

1.実行可能かを判断するため
2.不明点を明らかにするため
3.次のシゴトを受けられる状態にするため

これはシゴトに限らず、あらゆるシチュエーションに応用できます。

たとえば、あなたがプライベートで誰かと旅行にいくときをイメージしてください。

旅行に行く前に、訪れる場所の情報や、アクセスの仕方について詳細を調べ、現地でどんなことをするのか、どこに宿泊するのかを決めておくこと。

→1.実行可能かどうかを判断する
→2.不明点を明らかにする

スケジュールを決め、送迎や交通手段の手配を行う。旅行の前日までに終わらせておくべきシゴトを終わらせる見立てを立てること。

→3.次のシゴトを受けられる状態にする

もし、そういうことを一切考えず、とにかく現地に向かった場合、その地で行けたはずの場所、持てるはずだった余裕を手に入れることができません。十分に楽しむことなく、帰ってくることになりますよね。また、旅行を満喫するためには、シゴトや他の予定をクリアにしておくことが必要です。そうしないと、旅行先でシゴトをすることになってしまいます。

シゴトもそれと同じ。

つまり、工夫したり、考えたりする作業を「仕事をしながら」やるのは、自分のすべきことが明確になっていないまま行動することと同じなのです。結果、迅速な行動ができなくなり、パフォーマンスは低下します。

「これから何に取り組むのか?」「優先すべきことはどれか?」という問いを立てて、日々の業務をとらえなおすことが必要です。そうすることで、時間に余裕ができますし、自分の経験値を増やすシゴト自体に努力したり、楽しんだりする余裕が生まれます。

 

仕事の4つの段取り術

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(1)業務をできるだけ数値で表し「見える化」する

 

「段取り」をうまくする一つ目の方法は、今行っているシゴトをできる限り「数値」で表して、途中経過や結果を「見える化」することが重要です。

たとえば、あなたはプレゼン資料に挿入するグラフをいつもどのサイズにしていますか? 資料を作成するときのフォントサイズは?

あなたがいつも悩んでいる作業の一部分は、あらかじめ数値にして整理しておくことで簡略化することができるものかもしれません。

いつも行っている作業を数値化することで、自分がすべきことを簡略に表すことができます。そうしておくと、自分の代わりに誰かにやってもらうときも、情報の共有がしやすくなります。

事務的な作業に関しては、数値にして「見える化」できる余地がたくさんあります。

数字を意識したシゴトの「見える化」をすることで、作業に悩む時間を減らし部下や同僚に情報を共有しやすくすることができる

 

(2)作業を「内段取り」「外段取り」に区別する

 

あらゆる業務は、「内段取り」「外段取り」という2つのパターンがあります。

「内段取り」とは、その人・その場・その時でのみできる業務のことを指します。

「外段取り」とは、その人・その場・その時以外でもできる業務を指します。

あなたが今している業務は、どちらに当てはまるでしょうか?

内段取りの業務であれば、あなたはその業務に集中する必要があります。なぜなら、あなたは今、ここで必ず実行しなければならないことに取り組んでいるからです。

しかし、外段取りの場合は、今あくせくして実行しなくても、のちの時間にスケジューリングして取り組むことができます。スケジュール管理さえしっかりしておけば、「忘れていた」という事態は避けることができます。その空いた時間で、「内段取り」のシゴトをすべきなのです。

たとえば、あなたが特定の顧客の「担当者」になっているとします。

その場合、その顧客とのやり取りの中で、責任を持つのはあなたですが、すべての対応をあなたがしていたのでは、あなたは一つのことに”がんじがらめ”になってしまいますよね。この顧客とのやり取りは「外段取り」の業務のパターンです。

内段取りのシゴトになるべく時間を割いて、外段取りはスケジュール管理で空いている時間に入れる。もしくは、他の人に依頼する。そうすることで、あなたの忙しさを、何割か減らすことができるでしょう。

また、明らかに「内段取り」のシゴトが多すぎる場合もあります。到底、業務時間内では終わらせることができない量の業務が割り当てられていることが考えられます。その場合も、担当者を変更してもらったり、リスケジューリングを上司に依頼したりといった工夫ができるでしょう。

大切なのは、「内段取り」と「外段取り」の2つのパターンとして業務を見分け、自分が「今」「ここで」すべきことをはっきりさせることです。

イメージとしては、外段取りをなるべく減らし、その時間を使って「内段取り」のシゴトをするような工夫です。

「内段取り」か「外段取り」かをパターンとして見分け、内段取り(今ここであなたしかできない業務)に時間を割く

 

(3)作業内容「付加価値」で分類し優先順位をつける

 

「内段取り」「外段取り」は、自分のシゴトを分類して「すべきかどうか?」を判断する際に必要な考え方ですが、「あなたが今ここですべきこと」が複数あり、どれも重要な業務である場合、その優先順位づけに困ることがあります。

その場合は、複数の業務・作業内容を「付加価値」を基準に順位づけすることが有効です。

ここでいう付加価値とは、「あなたやあなたの属する組織の”目的”に寄与する業務」を指します。つまり、あなたがどれだけ時間をかけて作ったアイディアや企画案でも、組織の目的にあったものでなければ意味がないということなのです。

まずは、「あなたやあなたの組織は、何を達成するための存在なのか?」を明確にすべきでしょう。漠然と考えるだけでは分かりづらいですが、組織が達成を掲げている「KPI(主要業績評価指標)」から見つけることができます。たとえば、契約数や業界におけるシェアなどから、その組織が目的としているものがどんなものかが分かります。

そして、付加価値を基準にした順位づけをするためには、以下の3つの「付加価値による分類」が必要です。

付加価値による分類

・付加価値のない作業 → なくす努力
・付加価値の源泉   → 割合を最大限にする
・現時点で必要な作業 → できる限り作業時間を短くする

この分別手法を、あなたが取り組む予定の業務一つ一つに当てはめて考え、その必要性を判断していくのです。

「付加価値のない作業」は、無駄なルールや慣例によって支えられています。しかし、時間を圧迫するものですから、廃止する必要があります。あなたが何気なく続けているものの中にも、「不必要」なものがあるかもしれません。

「付加価値の源泉」にあたる業務は、できる限りの時間をかけて取り組むべきでしょう。新規顧客を獲得することが「目的に寄与する業務」である場合は、それに最も時間をかける必要があります。

「現時点で必要な作業」は、目的に直接寄与するものではないが、しなければいけないことを指します。マネジメント業務には、そういったことが多いでしょう。そういった業務はできる限り効率化する必要があります。

【仕事効率化】仕事効率を劇的にアップさせるための4つの思考法

2016.07.26

目的に寄与する付加価値によって業務を分類し、「付加価値の源泉」である業務に優先して時間を割く

 

(4)業務を始める前に「5つのステップ」で確認する

 

優先順位をつけ、具体的にシゴトを始めるためには、踏むべきステップがあります。

シゴトを始める前の「5つのステップ」

1.下地を整える
2.仕事を分解する
3.時間を見積もる
4.スケジュールに組み入れる
5.発注者と調整・合意する
(引用:きちんと段取りをつけるとは?-「詳解 仕事の進め方」

この5つのステップのうち、「時間を見積もる」「仕事を分解する」の2つは特に重要です。時間と作業内容は、具体的に把握していれば把握しているだけ、「業務遂行力」向上に繋がります。

段取りを行う理由の一つとして「実行可能かを判断する」というものがありました。これはつまり、「できるかどうか分からない状態」をなくすということ。

(1)で業務内容を「見える化」し、(2)~(3)で優先順位を行うことは、すでに取り組んだことのある業務や、それほど難しくない業務に関して活用できるテクニックです。

しかし、この5つのステップは「まだしたことがないこと」に関しても活用できる段取り術です。「今までやったことないから…」という理由で、何の準備もなくやり始めるのではなく、このステップに乗っ取ってシゴトを始める方が、スピードの面でも質の面でも、確実だといえるでしょう。

「忙しいけどチャレンジしたい!」 そんな頑張るビジネスパーソンにとっては不可欠のスキルです。

 

「段取り上手」は「シゴト上手」である

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「できる人」というと、能力がずば抜けて高い人をイメージしてしまいますが、必ずしもそんな人物だけを指すわけではありません。

「今この状況で何を優先すべきか?」を、忙しさに惑わされずに考え、行動できる人こそが、あらゆる状況でパフォーマンスを発揮する「できる人」なのです。

そのためには、専門性や幅広い分野への知識、アイディア発想力といったスキルだけではなく、「段取り」ができる必要があります。

今回のコラムでは、「段取り術」を4つご紹介しました。一つ一つが「濃い」ので、実践するためには意識的な行動が必要になります。しかし、段取りをする時間を無駄だと思わずに、ぜひ実践してみてください。きっと成果に結びつくでしょう。

 

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3位『正しい転職』を助けてくれる『パソナキャリア』

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まずは、該当する転職サイトで会員登録を行います。

このときに、氏名や電話番号など必要最小限の個人情報を入力します。長くても5分ぐらいで会員登録を完了できます。

基本的にどんなサイトでも無料ですので、気軽に登録できます。

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サイトによっては、プライベートオファーを受けることができます。

プライベートオファーとは、自分の職歴などのスキルや希望職種などを登録して、転職サイトに登録している企業側に、自分の情報を公開するすることにより、企業側よりオファーを受けることができるシステムです。

注意点としては、オファーがきたからといって必ず採用される訳ではないというところ。しかし、オファーが来ると言うことは少なからず企業側が自分に興味を持ってくれているということなので、通常応募よりは採用される確率は上がるといえるでしょう。

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プライベートオファーを利用しつつ、自分でも積極的に求人を探しましょう。

どの転職サイトでも、勤務地や職種などの条件を細かく指定できますので、自分に合った条件で求人を探しましょう。自分の条件に当てはまる会社が少ない場合は、条件を絞って検索してみましょう。

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気になる会社があったら積極的にエントリーしましょう。

会社にもよりますが、最初に履歴書と職務経歴書を郵便 or メールで送付します。

5.面接

書類選考が見事に通ったら、次に面接があります。

6.合否発表

会社によっては2、3回面接を行うところもありますが、無事面接が終わると後は合否を待つだけです。合否を待っている間も、落ちたときのことを考えて転職活動は引き続き行いましょう。

その他「転職サービスランキング」も掲載中!

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【保存版】おすすめ転職サイト・サービス比較ランキングTOP10

2017.04.16
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