【仕事効率UP】効率が悪い人に共通する6つの特徴と解決策

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自分のことを「効率が悪い」「要領が悪い」と感じている人は結構多いでしょう。

たとえば、「新しいことを覚えるのが苦手」「一つに複数のことをこなすのが不得意」と感じている人は、自分のことを「効率が悪い」と評価してしまいます。何か自分にとって「もっとうまくやれたのにな…」と思ってしまうような経験が、そういった自己評価に繋がっているのです。

しかし、「効率の悪い人」には、一定の”共通点”が存在します。ですから、ただ悲観的になるのではなく、その共通点を「反面教師」にして「効率の悪さ」を一歩ずつ改善していくことが大切でしょう。そうすれば、効率の悪さに繋がるポイントを押さえ、改善することができますよね。

そこで今回は、「効率が悪い」と自分のことを評価してしまっているあなたへ「効率が悪い」原因とその解決策を紹介していきます。

 

あなたは本当に「効率が悪い」のかを調べる

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でも、ネガティブな人ほど自分のことを過小評価しがちです。もしかすると、あなたは本当は人一倍効率がいいことをしているのにも関わらず、自分のことを低く見積もっている可能性もあります。

そういう人は、「効率の悪さ」を改善するのではなく「ネガティブさ」を改善する必要がありますから、この記事を読まなくてもいいですよね。ということで、あなたは本当に効率が悪いのかを調べてみましょう。

下記で紹介する事例の一つにでも当てはまったら、あなたは「効率が悪い」といえるでしょう。少し「特徴」とかぶってしまいますが、ここでちょっと調べてみましょう。

 

(1)「できる!」と思ったことが期限内に終わらない

「期限内に終わらせるべきこと」は当然ですが、”期限内”に終わらせることが必要です。(当たり前ですよね…)しかし、効率が悪い人は、この点に問題がある人が多いでしょう。

本当に効率が悪い人は、「効率が悪いこと」を自分で自覚していない人です。そして、自分の「職務遂行能力」がどの程度のものであるかを認識していません。よって、今現在自分が取り組んでいることを「どのくらいで終わらせることができるか?」を計算することができないのです。

 

(2)周囲の優しい人に指摘されたことがある

無駄に厳しい人や、いちゃもんをいちいちつけてくる人はどこの世界にもいるものです。ですから、「君は何度言っても理解力がないね。」という言葉や「何回言ってもわからないな君は。」と(教えられていないのにも関わらず)言ってくれる人とは、単純に距離を置くべきでしょう。

しかし、いつも自分をフォローしてくれてなおかつ協力してくれる「優しい人」「自分を助けてくれる人」から「君はちょっと…」とやんわり言われたことのある人は「効率が悪い」でしょう。他人の目から見た自分は、ときとして自分自身の評価よりも事実を映している場合があります。

「効率よくものごとを遂行できるかどうか」ということに関しては、自分自身の主観では「正当化」によって自分を守ろうとする心理がはたらきます。自分自身ではなかなか気づきにくいのが「効率」であるともいえるでしょう。ですから、周囲の優しい人に「君は仕事が遅い」とやんわり言われたのであれば、あなたは「効率が悪い人」である可能性が高いです。

 

(3)「できなかったけど、まあいいや!」というケースがよくある

ポジティブな人ほど、「失敗をもろともせず、前に進む」という力強い精神力を持っています。楽観的なことは(場合にもよりますが)基本的には周囲を明るく照らしますし、一緒に仕事をする仲間としてはとてもいい存在であるといえるでしょう。

しかし、その「ポジティブさ」があだとなる場合もあります。それが高率です。「前に進む精神力」はあるのに、「前に進むための能力がない」のはとても悲しいですよね。

ポジティブな人ほど、「まあいいや!次がある!」と思って効率の改善をしないことがあります。なので、ポジティブだけど「途中であきらめることが多い人」は、「効率が悪い人」である可能性がありますね。

以上、あなたが本当に効率が悪い人かどうかを判断する2つの項目を提示しました。当てはまっていた項目はありましたか?もし当てはまっていたならば、これから紹介する「効率の悪い人」の特徴と改善策をおさえていってくださいね。

では、次に、効率が悪い人に共通する特徴と解決策を述べて行きます。

 

「効率が悪い人」の特徴と解決策

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(1)期限を無視して結果にこだわる

効率が悪い人には、「完璧主義者」が多いのです。具体的に極端な例を出すならば、「今週末までに終わらせる必要のある資料作成なのに、見出しやタイトル、盛り込む内容にこだわりすぎまだ一文も書いていない」というようなことです。

要するに「結果」に固執しすぎてしまって、本当に大事な期限にこだわりがなくなっているということになります。これでは、いくら120%の結果物を出しても意味がありません。期限内にある程度以上の水準を超えたものを出すのが「結果」であって、期限は無視してでも取り組んだことが結果として評価されることはありません。

これを防ぐためには、「最低限の水準」をあらかじめ確認し、最低限の水準をクリアすることを目指して行動しましょう。たとえば期限よりも早く最低限のことを終わらせ、残りの時間で工夫やこだわりを入れれば良いのです。

 

(2)一つのことにとらわれている

一つのことにとらわれている人は、効率の良さを発揮することはできません。

たとえば、ある企画に関するプレゼンが控えているときに「フォント」や「イラスト・図式」にばかりこだわる人は、全然うまく話すことができない状態で本番を迎えるでしょう。この例では、プレゼンスライドの「見やすさ」にとらわれた結果、「話し方の工夫」がおざなりになってしまっていますよね。

「木ではなく、森を見る」 今自分が取り組んでいることは、全体の流れのどこに位置しているのかを把握することが大切です。一つのことにとらわれないようにするためには、あらかじめ取り組むことの「計画」を立てて作業を始めてみましょう。

そうすれば、始めから終わりまで部分的なことにとらわれることなく作業を進めることができます。

 

(3)身辺やタスクの整理整頓がヘタ

効率が悪い人のデスクを見ると、「散らかっていること」が多いです。また、今抱えているシゴトやタスクの量と内容も「散らかって」います。

自分の身辺や、「タスク」のリマインドは散らかっていると、どれから手を付けてよいのかがすぐに分からず効率は下がっていきます。部屋が散らかりすぎていると、掃除をするときに「何から手を付ければいいか?」がわからなくなりますよね。それが、頭の中でも起こっています。

まずは、身の回りや、「今抱えているシゴト」を整理するように工夫してみましょう。決まった時間に自分のデスクや身の回りを片付ける習慣作りや、リマインダーの活用などを心がけることが大切です。

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(4)取り組むことに関して目的・目標がない(見失っている)

「今自分が取り組んでいることがもたらす結果はなにか?」「目指しているものが何か?」が明確でなければ、作業効率、仕事効率を上げることはできません。「やる気」「モチベーション」も、目標や目的が明確にあることで維持することができますから、大切なことです。

一つ一つシゴトをこなすことは大切ですが、そのシゴトにはどんな”目的””目標”があるのかをきちんと見据えてから取り組む必要があるでしょう。忙しさにとらわれて、目標や目的を見失わないような工夫が求められます。

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(5)とにかくダラダラしていて、時間を無為に過ごす

もともと「休日はゆっくり過ごすのが好き」という方は多いでしょう。しかしその過ごし方が恒常的になってしまっていると、時間を無為に過ごす原因になってしまいます。特に、ルーティンのシゴトが多いと、「これ以上スピードを上げる必要がないな…」と無意識のうちに判断してしまい、効率は落ちていきます。

これを防ぐためには、「時間を決めて取り組む」ことです。同じ作業でも、制限時間を設けて取り組むだけで、「焦り」が生まれます。また、その作業やシゴトにとられる時間が”可視化”され、自分の中で時間への意識が生まれます。

怠けてしまうのは人間の性ですが、効率を上げるためには”時間”をいかに意識するかが重要です。

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(6)忙しくしているが、やっていることはバラバラである

一見、一生懸命シゴトをしているように見えても効率が悪くそれほど進行スピードが速くない人は、一度に多くのことを抱え込みすぎて、キャパシティが不足してしまっている状態です。同時に複数のことをこなすためには、そのこなすことの一つ一つに慣れていれば問題ないのですが、「まだ慣れていないこと」「初めての試み」に関して複数のことを抱え込むのは至難の業です。

まだ慣れていないことや初めての試みを同時に抱えるのではなく、「一つずつ取り組む」あるいは、「誰かに任せる」ことを意識しましょう。

 

効率は一人ではあげることはできない

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今回は効率の悪い人の特徴とその解決策について紹介してきました。

「効率を上げる」といっても、効率の悪いケースには様々なものがありますから、まずは自分がどういった原因で効率を落としているのかを明確にすることが大切です。もしかしたら、「一人で何かを抱え込みすぎている」のかもしれません。

効率を上げるというと、自分ひとりで頑張るイメージが強いですが、そうではありません。誰かの方法を真似してみたり、協力してもらうことによって、ものごとを遂行できるスピードを向上させることも可能なのです。

今回の特徴を自分に照らし合わせてみて、解決策を実践してみましょう!

 

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